Zahlungen & Export

TheraTap unterstützt dich nicht nur beim Erstellen von Rechnungen, sondern auch bei allem, was danach kommt: Zahlungseingänge erfassen, professionelle PDFs erzeugen, Daten für den Steuerberater exportieren und elektronische Rechnungen im XRechnung-Format erstellen.

---

Auf einen Blick

Zahlungen erfassen

Zahlungseingänge direkt an der Rechnung verbuchen — mit Datum, Zahlungsart und automatischer Statusänderung.

PDF mit SEPA-QR-Code

Professionelle Rechnungs-PDFs mit Logo, Bankdaten und scannbarem QR-Code für schnelle Überweisungen.

DATEV-Export

Buchungsdaten im Standardformat exportieren und direkt an den Steuerberater übergeben.

XRechnung 3.0

Elektronische Rechnungen im UBL-Format für öffentliche Auftraggeber und E-Invoicing.

---

Zahlungen erfassen

Wenn eine Kund:in bezahlt hat, erfasst du die Zahlung direkt in TheraTap:

1. Rechnung öffnen

   Gehe zu Rechnungen und öffne die betreffende Rechnung.

2. Als bezahlt markieren

   Klicke auf Als bezahlt markieren und wähle:

   • Zahlungsdatum — Wann ist das Geld eingegangen?
   • Zahlungsart — Überweisung, Barzahlung, PayPal oder SumUp

3. Fertig

   Die Rechnung wechselt in den Status Bezahlt und verschwindet aus der Liste der offenen Posten.

Unterstützte Zahlungsarten

Zahlungsart	Typischer Einsatz
Überweisung	Klassische Banküberweisung — die Kund:in überweist den Betrag auf dein Konto
Barzahlung	Direkt vor Ort kassiert — z. B. nach der Behandlung
PayPal	Online-Zahlung über PayPal
SumUp	Kartenzahlung mit SumUp-Terminal — ideal für mobile Praxen

Zahlungsbeleg herunterladen

Braucht deine Kund:in einen Nachweis, dass die Rechnung schon bezahlt ist — etwa zum Einreichen bei der Tierkrankenversicherung —, lädst du einen Zahlungsbeleg herunter:

1. Öffne in der Rechnungsliste das Menü Mehr (…) der bezahlten oder teilbezahlten Rechnung.
2. Klicke auf Zahlungsbeleg.

Das PDF zeigt Rechnungsnummer und -datum, alle Zahlungen mit Datum, Zahlart und Betrag sowie Gesamtsumme, bereits gezahlten und offenen Betrag. Stornierte Zahlungen erscheinen nicht.

---

Überfällige Rechnungen im Blick

TheraTap erkennt automatisch überfällige Rechnungen:

• Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist und die noch nicht als bezahlt markiert wurden, erscheinen als überfällig
• In der Rechnungsübersicht kannst du gezielt nach überfälligen Rechnungen filtern
• So behältst du immer den Überblick über ausstehende Zahlungen

Tipp

Filtere regelmäßig nach überfälligen Rechnungen und kontaktiere Kund:innen freundlich per E-Mail — direkt aus TheraTap heraus.

---

PDF-Rechnungen

Jede finalisierte Rechnung kann als professionelles PDF heruntergeladen oder direkt angezeigt werden.

Was steht auf dem PDF?

Bereich	Inhalt
Kopfbereich	Dein Praxislogo, Name und Adresse
Empfänger	Name und Adresse der Tierhalter:in
Rechnungsdetails	Rechnungsnummer, Datum, Leistungsdatum, Fälligkeitsdatum
Positionen	Alle Leistungen und Produkte mit Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis
Steuerübersicht	Zwischensumme, MwSt. gruppiert nach Steuersatz, Gesamtbetrag
Bankverbindung	IBAN, BIC und Kontoinhaber:in
SEPA-QR-Code	Scannbarer QR-Code für schnelle Überweisung per Banking-App
Steuerdaten	Steuernummer bzw. USt-IdNr.

Tipp

Der SEPA-QR-Code auf der Rechnung ist Gold wert: Deine Kund:innen scannen ihn mit der Banking-App, und Betrag, Empfänger und Verwendungszweck sind sofort vorausgefüllt. Das reduziert Tippfehler und beschleunigt die Zahlung.

PDF-Aktionen

Aktion	Beschreibung
Anzeigen	PDF direkt im Browser öffnen
Herunterladen	PDF auf dein Gerät speichern
Per E-Mail senden	PDF als Anhang direkt aus TheraTap versenden

---

Sammel-PDF-Export

Für deine Unterlagen oder den Steuerberater kannst du mehrere Rechnungen auf einmal als PDF exportieren:

1. Export öffnen

   Gehe zu Rechnungen → Export → PDF-Export.

2. Zeitraum wählen

   Nutze die Schnellauswahl oder gib einen individuellen Zeitraum ein:

   Schnellauswahl	Zeitraum
   Aktueller Monat	Vom 1. bis heute
   Letzter Monat	Kompletter Vormonat
   Aktuelles Jahr	Vom 1. Januar bis heute
   Letztes Jahr	Komplettes Vorjahr
   Individuell	Beliebiger Start- und Endzeitraum

3. Filter setzen (optional)

   Standardmäßig landen alle Rechnungen des Zeitraums im Export. Für die Buchhaltung kannst du gezielt eingrenzen:

   Filter	Wirkung
   Status	Offen, Teilbezahlt, Bezahlt, Storniert — beliebig kombinierbar
   Zahlart	Wirkt nur auf bezahlte und teilbezahlte Rechnungen; offene Rechnungen bleiben unabhängig von der Zahlart im Export
   Ohne Bar & EC-Karte	Schnellauswahl: offene Rechnungen plus alle, die nicht bar oder per EC-Karte bezahlt wurden

4. Export starten

   Die passenden Rechnungen werden als ZIP-Datei mit einer PDF pro Rechnung heruntergeladen.

Tipp für DATEV

Bar- und EC-Zahlungen laufen übers Kassenbuch und gehören meist nicht in den Beleg-Upload bei DATEV. Wähle Ohne Bar & EC-Karte — dann enthält das ZIP genau die Rechnungen, die per Überweisung (oder PayPal, SumUp …) bezahlt wurden oder noch offen sind.

---

DATEV-Export

Für die Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater bietet TheraTap einen DATEV-Export im Standardformat:

1. DATEV-Export öffnen

   Gehe zu Rechnungen → Export → DATEV-Export.

2. Steuerberater-Daten eingeben

   Feld	Beschreibung
   Beraternummer	Die Nummer deines Steuerberaters
   Mandantennummer	Deine Mandantennummer beim Steuerberater
   Geschäftsjahr	Das betreffende Geschäftsjahr

3. Zeitraum wählen

   Wähle den Exportzeitraum — z. B. ein Quartal oder das gesamte Jahr.

4. Exportieren

   Die Datei wird im DATEV-Format erstellt und kann direkt an deinen Steuerberater weitergegeben werden.

Hinweis

Der DATEV-Export enthält alle relevanten Buchungsdaten im Standardformat. Dein Steuerberater kann die Datei direkt in seine Buchhaltungssoftware importieren — ohne manuelle Nacharbeit.

---

XRechnung (E-Invoicing)

TheraTap unterstützt das XRechnung-Format (Version 3.0) — den deutschen Standard für elektronische Rechnungen im UBL-Format.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Rechnungsformat, das zunehmend von öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen gefordert wird. Statt eines PDFs erhält der Empfänger eine XML-Datei, die automatisch verarbeitet werden kann.

XRechnung herunterladen

1. Öffne eine finalisierte Rechnung
2. Klicke auf das Aktionsmenü
3. Wähle XRechnung herunterladen
4. Die XML-Datei wird im UBL-Format (XRechnung 3.0) erzeugt

Tipp

Auch Stornorechnungen werden im XRechnung-Format unterstützt — sie werden als Credit Note (Gutschrift) im korrekten Format erstellt.

---

Rechnungsansicht beim Kontakt

Jeder Kontakt und jeder Patient hat einen eigenen Rechnungen-Tab. Dort siehst du auf einen Blick alle zugehörigen Rechnungen — egal ob Entwurf, offen, bezahlt oder storniert.

Das ist besonders praktisch, wenn du:

• Vor einem Termin den Zahlungsstatus prüfen möchtest
• Alle Rechnungen einer Kund:in auf einmal überblicken willst
• Schnell eine neue Rechnung für einen bestehenden Kontakt erstellen möchtest

---

Weitere Themen

• Rechnungen erstellen & verwalten — Rechnungen anlegen und finalisieren
• Rechnungseinstellungen — Steuerdaten, Bankverbindung & Nummernkreise
• Artikelkatalog — Leistungen und Produkte vordefinieren
• LexWare Office-Integration — Rechnungen an LexWare Office übertragen
• E-Mail-Versand — E-Mails aus TheraTap versenden