Dokumentvorlagen

Mit Dokumentvorlagen erstellst du wieder verwendbare Formulare für alles, was über einen klassischen Vertrag hinausgeht – oder ergänzend dazu: Futterpläne, Trainingspläne, Aufklärungsbögen, Checklisten, Einverständniserklärungen mit Unterschrift und beliebige strukturierte Dokumente. Du baust die Vorlage einmal in TheraTap, füllst sie in der Tier- oder Kontaktakte aus und exportierst das Ergebnis als PDF.

Unterschied zu Verträgen & Dokumenten

Die klassischen Verträge mit Platzhaltern eignen sich besonders für Freitext-Verträge und Einwilligungen im Rich-Text-Editor. Dokumentvorlagen nutzen dagegen den Formular-Builder – wie bei Befund- und Anamneseformularen – und eignen sich für strukturierte, wiederkehrende Dokumente mit Feldern, Tabellen und Unterschriften.

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Auf einen Blick

Formular-Builder

Felder, Überschriften, Tabs, statischer Text, Rich-Text, Tabellen und Unterschriften – flexibel kombinierbar.

Tier & Kontakt

Vorlagen können für Tiere, Kontakte oder beides freigegeben werden.

System-Vorlagen

Fertige Startvorlagen (z. B. Futterplan, Behandlungsvertrag, Überweisung an den Tierarzt) zum Duplizieren und Anpassen.

PDF auf Knopfdruck

Dokument speichern, jederzeit bearbeiten und als PDF öffnen oder herunterladen.

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Vorlage erstellen

Unter Einstellungen → Dokumentvorlagen legst du Vorlagen an und verwaltest sie.

1. Neue Vorlage anlegen

   Klicke auf Vorlage erstellen. Gib einen Namen ein (z. B. „Futterplan” oder „Aufklärungsbogen”) und optional eine Kurzbeschreibung.

2. Verwendbar für festlegen

   Wähle, ob die Vorlage bei Tieren, Kontakten oder beiden erscheinen soll. So siehst du z. B. stallbezogene Dokumente nur dort, wo sie hingehören.

3. Felder aufbauen

   Im Formular-Builder fügst du Felder hinzu – per Drag-and-Drop oder über die Feldliste. Nutze Tabs, wenn dein Dokument mehrere Abschnitte hat (z. B. „Anamnese” und „Empfehlungen”).

4. Speichern und aktivieren

   Aktive Vorlagen stehen beim Anlegen eines Dokuments zur Auswahl. Inaktive Vorlagen bleiben in den Einstellungen, tauchen aber nicht mehr im Picker auf.

Feldtypen

Typ	Wofür?
Text / Mehrzeiliger Text	Freie Eingaben, Notizen, Empfehlungen
Auswahl / Checkbox / Optionsfeld	Vordefinierte Antworten
Datum / Zahl / E-Mail / Telefon	Strukturierte Angaben
Statischer Text	Feststehender Prosa-Text in der Vorlage (z. B. Einleitung, Rechtstext)
Rich-Text (ausfüllbar)	Formatierbarer Text, den du beim Ausfüllen bearbeitest
Unterschrift	Digitale Signatur direkt beim Ausfüllen
Wiederholungstabelle	Mehrzeilige Tabellen mit „Zeile hinzufügen” (z. B. Futterzeiten, Übungen)
Überschrift	Gliederung innerhalb eines Tabs

System-Vorlagen anpassen

TheraTap liefert System-Vorlagen als schreibgeschützte Vorlage mit. Klicke auf Duplizieren, um eine eigene Kopie zu bearbeiten – so startest du schnell, ohne bei null anzufangen.

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Dokument in der Akte erstellen

1. Patient oder Kontakt öffnen

   Wechsle zum Tab Dateien (in der Tierakte direkt nach Plan & Vorsorge).

2. Dokument erstellen

   Klicke auf Dokument erstellen. Wähle eine Vorlage aus – zuerst deine eigenen Vorlagen, darunter System-Vorlagen.

3. Ausfüllen

   Der Titel ist oben im Modal bearbeitbar. In der Sidebar rechts änderst du das Erstellungsdatum und klappst Felder gesammelt ein oder aus. Fülle die Formularfelder aus – inklusive Unterschrift, falls die Vorlage das vorsieht.

4. Speichern oder PDF öffnen

   Mit Speichern bleibst du in TheraTap, mit Speichern & PDF öffnen erzeugst du direkt die PDF-Vorschau. Gespeicherte Dokumente erscheinen in der Zeitleiste im Tab Dateien – bearbeiten, PDF öffnen oder löschen ist jederzeit möglich.

Eigene Vorlage fehlt?

Im Auswahl-Dialog findest du unten den Link Dokumentvorlagen verwalten – er führt direkt zu den Einstellungen, ohne die Akte zu verlassen.

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PDF & Archivierung

Jedes gespeicherte Dokument kann als PDF geöffnet werden. Das PDF enthält den ausgefüllten Inhalt deiner Vorlage – strukturiert so, wie du die Felder angelegt hast. Offene Unterschriften werden im PDF entsprechend gekennzeichnet.

Die Dokumente bleiben dauerhaft in der jeweiligen Tier- oder Kontaktakte gespeichert und sind unabhängig von späteren Änderungen an der Vorlage: Beim Speichern wird ein Inhaltssnapshot mitgeführt, damit bestehende Dokumente stabil bleiben.

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System-Vorlage „Überweisung an den Tierarzt“

Musst du ein Tier zur Abklärung an die Tierarztpraxis weitergeben, nimm die System-Vorlage Überweisung an den Tierarzt. Sie ist als Brief an die Praxis aufgebaut:

• Empfänger ist der Tierarzt: Im PDF steht im Adressfeld der Tierarzt, der in der Tierakte hinterlegt ist (Praxis, Name, Adresse). Ist kein Tierarzt hinterlegt, steht dort wie bei anderen Dokumenten der/die Tierhalter:in.
• Inhalt: Einleitung mit Tier und Halter:in, Dringlichkeit (Routine, zeitnah, dringend), Anlass der Überweisung, Befund bzw. Beobachtungen, bisherige Behandlung, Fragestellung, Anlagen.
• Optionen zum Ankreuzen: „Die Behandlung pausiert bis zur tierärztlichen Rückmeldung“ und „Um Rückmeldung zu Befund und Therapieempfehlung wird gebeten“.
• Unterschrift: Du unterschreibst als Therapeut:in, neben der Unterschrift steht der Ort deiner Praxis.

1. Tierarzt hinterlegen

   Trage in der Tierakte den Tierarzt ein (Kontakt mit Praxisname und Adresse), damit das PDF richtig adressiert ist.

2. Überweisung erstellen

   Im Tab Dokumente auf Dokument erstellen klicken und unter den System-Vorlagen Überweisung an den Tierarzt wählen. Befund und Fragestellung kannst du auch per Sprachassistent diktieren.

3. PDF prüfen und senden

   Mit Speichern & PDF öffnen siehst du den fertigen Brief. Über Senden in der Dokumentzeile öffnest du eine E-Mail mit dem PDF im Anhang – E-Mail-Adresse der Tierarztpraxis eintragen, fertig.

Tierarzt-Platzhalter in eigenen Vorlagen

In eigenen Dokumentvorlagen stehen die Daten des hinterlegten Tierarztes als Platzhalter bereit, z. B. {{vet:name}}, {{vet:company}}, {{vet:phone}}, {{vet:email}}, {{vet:address}}, {{vet:zip}} und {{vet:city}}. Möchtest du die Überweisung anpassen, dupliziere die System-Vorlage – die Kopie bleibt an den Tierarzt adressiert.

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Häufige Fragen

Kann ich dieselbe Vorlage für Pferde und Hunde unterschiedlich nutzen? Du kannst Vorlagen pro Akte-Typ (Patient/Kontakt) freigeben. Tierartspezifische Filter wie bei Befundformularen gibt es bei Dokumentvorlagen nicht – lege bei Bedarf getrennte Vorlagen an.

Was passiert, wenn ich eine Vorlage nachträglich ändere? Bereits gespeicherte Dokumente behalten den Stand von damals. Neue Dokumente nutzen die aktualisierte Vorlage.

Wo finde ich hochgeladene Dateien wie Röntgenbilder? Ebenfalls im Tab Dateien der Tierakte. Dokumentvorlagen selbst sind ausfüllbare Formulare, keine Dateiablage.

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Weitere Themen

Verträge & DokumenteFreitext-Verträge mit Platzhaltern und digitaler Unterschrift.

Anamnese-FormulareFormulare vorab an Tierhalter:innen senden.

Kontakte & TierakteAlles zur Patientenakte im Überblick.

PDF-ExportBefundbögen und Berichte als PDF.