Teilnehmer, Anwesenheit & Mails

Im Kurs findest du alle Anmeldungen in den Tabs Teilnehmer, Warteliste und Anwesenheit. Online-Anmeldungen landen dort automatisch – aus dem Kurs-Widget, von deinem MeinTier-Profil und aus der MeinTier-App.

Anmeldungen

Status	Bedeutung
Offen	Angemeldet, wartet auf deine Bestätigung
Bestätigt	Platz ist sicher, Bestätigungsmail ist raus
Warteliste	Kurs war voll, rückt nach, sobald ein Platz frei wird
Storniert	Abgemeldet – der Platz ist wieder frei

Bestätigen: Offene Anmeldungen bestätigst du mit einem Klick. Mit Anmeldungen automatisch bestätigen in den Kurs-Einstellungen entfällt dieser Schritt.
Teilnehmer eintragen: Anmeldungen per Telefon oder vor Ort trägst du selbst ein.
Stornieren: Die Teilnehmer:in bekommt eine Mail, der Platz wird frei.
Notiz: Was Teilnehmer:innen bei der Anmeldung ins Nachrichtenfeld schreiben („Luna ist unsicher mit anderen Hunden“), steht direkt in der Teilnehmerliste und auf der Teilnehmerliste (PDF).
Tier zuordnen: Verknüpft die Anmeldung mit einer Tierakte. TheraTap schlägt die Tiere des Kontakts vor, das passende zuerst. Gibt es das Tier noch nicht, legst du es hier mit Name, Tierart und Rasse an.

Kontakte und Tiere

Fragt der Kurs nach dem Tier, sind Name und Tierart bei jeder Anmeldung Pflicht, die Rasse ist freiwillig. Bietest du den Kurs nur für bestimmte Tierarten an, stehen auch nur diese zur Wahl.

Kontakt: Meldet sich jemand mit einer E-Mail-Adresse an, die du schon kennst, landet die Anmeldung beim vorhandenen Kontakt. Die gespeicherten Daten bleiben unverändert; weichen Angaben ab, siehst du sie als Hinweis an der Anmeldung. Bei einer neuen Adresse wird ein neuer Kontakt angelegt.
Tier: Hat der Kontakt genau ein Tier mit diesem Namen und dieser Tierart, ordnet TheraTap es automatisch zu. Sonst ordnest du es mit Tier zuordnen selbst zu. Eine neue Tierakte entsteht nie ohne deinen Klick – so bleibt dein Kontingent an Tierakten unberührt.

Warteliste

Ist Warteliste führen eingeschaltet und der Kurs voll, landen weitere Anmeldungen im Tab Warteliste – in der Reihenfolge der Anmeldung. Mit Nachrücken lassen gibst du einen frei gewordenen Platz weiter.

Anwesenheit

Sobald der erste Termin vorbei ist, hältst du im Tab Anwesenheit fest, wer da war und wer gefehlt hat. Alle als anwesend spart Klicks. Die Quote je Teilnehmer:in siehst du direkt daneben.

Abrechnen

Rechnungsentwurf erstellen legt für eine Anmeldung einen Entwurf an. Du prüfst ihn, passt ihn bei Bedarf an und versendest ihn dann – vorher geht nichts an die Teilnehmer:in.
Alle abrechnen erzeugt für alle bestätigten Teilnehmer:innen Rechnungsentwürfe auf einmal.
Bei freiem Einstieg wird je gebuchtem Termin abgerechnet.
Die Teilnehmerliste (PDF) druckst du für den Kursabend aus – mit Tier, Bestätigungen und den Notizen der Teilnehmer:innen.

Mails an Teilnehmer

Im Bereich Mails an Teilnehmer stellst du ein, was TheraTap automatisch verschickt:

Erinnerung

Wähle, wie viele Tage vorher erinnert wird (1, 2, 3 oder 7 Tage) und ob vor jedem Termin oder nur vor dem ersten Termin. Die Erinnerung enthält Ort bzw. Online-Link und die Voraussetzungen.
Danke-Mail

Mit Danke-Mail nach dem letzten Termin senden geht nach dem Kurs eine Mail raus. Den Text kannst du anpassen, leer bleibt der Standardtext. Wer bei allen Terminen gefehlt hat, bekommt keine Danke-Mail.
Teilnahmebescheinigung

Schalte Teilnahmebescheinigung (PDF) an die Danke-Mail hängen ein. Name, Tier, Kursname und Zeitraum setzt TheraTap automatisch ein – optional ergänzt du den Kursinhalt. Eine Bescheinigung gibt es nur für bestätigte Anmeldungen mit mindestens einem wahrgenommenen Termin. Einzeln lädst du sie in der Teilnehmerliste über Bescheinigung herunter.

Bescheinigung gestalten

Logo: Oben und im Siegel steht das Logo deiner Praxis aus den Praxis-Einstellungen. Ohne Logo bleibt das Siegel schlicht.
Farbe: Standard ist deine Praxisfarbe. Im Kurs kannst du eine eigene Farbe der Bescheinigung wählen.
Anzahl der Termine: Mit Anzahl der Termine auf der Bescheinigung zeigen steht auf der Bescheinigung, an wie vielen Terminen jemand teilgenommen hat (z. B. „5 von 6“). Schalte es aus, wenn du das nicht zeigen möchtest.
Kursleitung: Es steht die Kursleitung oder – falls ausgefüllt – der Name auf Bescheinigung / extern, z. B. für externe Referent:innen.
Unterschrift: Lade einmal ein Bild deiner Unterschrift hoch (gilt für alle Kurse der Praxis). Sie erscheint dann auf jeder Bescheinigung. Ohne hochgeladene Unterschrift gibt es keine Unterschriftszeile.

Mails bei Terminänderungen

Wenn sich an den Terminen etwas ändert, informiert TheraTap die Teilnehmer:innen automatisch. Vor dem Speichern zeigt dir der Dialog, wie viele Personen eine Mail bekommen.

Was du tust	Wer bekommt eine Mail	Inhalt
Termin absagen	Alle, die diesen Termin gebucht haben	Absage mit Grund (falls angegeben) + Kalenderdatei, die den Termin aus dem Kalender entfernt
Termin hinzufügen bei Kursreihe oder Einzeltermin	Alle bestätigten Teilnehmer:innen – sie sind automatisch eingebucht	Der neue Termin und die vollständige Liste aller Termine + Kalenderdatei
Termin hinzufügen bei freiem Einstieg	Niemand	Der Termin ist sofort online buchbar
Termin verschieben (Zeit, Ort oder Online-Link)	Alle, die diesen Termin gebucht haben	Neue Zeit bzw. neuer Ort + aktualisierte Kalenderdatei
Nur Titel des Termins ändern	Niemand	–
Kurs absagen	Alle Angemeldeten, auch auf der Warteliste	Absage des ganzen Kurses

Offene, noch nicht bestätigte Anmeldungen werden für neue Termine ebenfalls eingebucht; sie sehen die Termine dann in ihrer Bestätigung. Termine in der Vergangenheit lösen keine Mail aus.