Sprechzeiten

Früher „Arbeitszeiten“

Dieser Bereich heißt jetzt Sprechzeiten und liegt unter Einstellungen → Online-Buchung → Sprechzeiten. Bei mehreren Standorten legst du die Sprechzeiten je Standort fest (Auswahl oben rechts). Wer nur einen Standort hat, merkt davon nichts.

Sprechzeiten sind das Herzstück deiner Online-Buchung. Sie legen fest, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten Kund:innen Termine bei dir buchen können. Du bestimmst pro Wochentag die Zeitfenster, die Länge der Termin-Slots und wie viel Puffer zwischen zwei Terminen liegen soll – TheraTap errechnet daraus automatisch die verfügbaren Buchungszeiten.

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Auf einen Blick

Flexible Wochenpläne

Aktiviere einzelne Wochentage und hinterlege pro Tag beliebig viele Zeitblöcke – perfekt für Mittagspausen oder geteilte Arbeitstage.

Individuelle Slot-Dauer

Wähle pro Zeitblock eine Slot-Dauer von 15, 30, 45 oder 60 Minuten. Vormittags kurze Nachkontrollen, nachmittags lange Behandlungen? Kein Problem.

Puffer & Buchungsfristen

Lege Pufferzeiten zwischen Terminen fest und bestimme, wie kurzfristig oder wie weit im Voraus gebucht werden darf.

Sofort aktiv

Jede Änderung wirkt sich sofort auf deinen Online-Buchungskalender aus. Kund:innen sehen direkt die aktualisierten Verfügbarkeiten.

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Arbeitszeiten vs. Öffnungszeiten

TheraTap unterscheidet bewusst zwischen zwei Einstellungen:

	Arbeitszeiten	Öffnungszeiten
Zweck	Steuerung der buchbaren Termin-Slots	Anzeige auf deiner öffentlichen Profilseite
Einstellung	Einstellungen → Arbeitszeiten	Einstellungen → Öffentliches Profil
Wirkt auf	Online-Buchungskalender	Profilseite und Praxisverzeichnis

Tipp

Du kannst z. B. Öffnungszeiten von 8–18 Uhr auf deinem Profil anzeigen, Online-Buchungen aber nur zwischen 9 und 16 Uhr zulassen. So bleibt dir am Morgen und Abend Zeit für Vor- und Nachbereitung.

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Einrichtung

1. Arbeitszeiten öffnen

   Navigiere zu Einstellungen → Arbeitszeiten. Du siehst eine Wochenübersicht von Montag bis Sonntag.

2. Wochentage aktivieren

   Aktiviere per Checkbox die Tage, an denen du buchbar sein möchtest. Nicht aktivierte Tage erscheinen im Buchungskalender als nicht verfügbar.

3. Zeitblöcke anlegen

   Für jeden aktiven Tag legst du einen oder mehrere Zeitblöcke an:

   • Startzeit – wann der Block beginnt (z. B. 09:00)
   • Endzeit – wann der Block endet (z. B. 12:00)
   • Slot-Dauer – in welchem Takt Termine angeboten werden (15, 30, 45 oder 60 Minuten)

   TheraTap generiert aus diesen Angaben automatisch die buchbaren Termin-Slots. Bei einem Block von 09:00–12:00 mit 30-Minuten-Slots entstehen z. B. die Slots 09:00, 09:30, 10:00, 10:30, 11:00 und 11:30.

   Tipp

   Du kannst pro Tag beliebig viele Zeitblöcke anlegen – ideal, wenn du eine Mittagspause einplanst oder vormittags und nachmittags unterschiedliche Slot-Dauern brauchst. Beispiel: Vormittags 15-Minuten-Slots für Nachkontrollen, nachmittags 60-Minuten-Slots für Erstbehandlungen.

4. Speichern

   Klicke auf Speichern. Die Änderungen wirken sich sofort auf deinen Online-Buchungskalender aus.

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Buchungsfristen & Pufferzeiten

Neben den Zeitblöcken kannst du unter Einstellungen → Online-Buchung weitere Parameter einstellen, die direkt beeinflussen, welche Starts deinen Kund:innen angezeigt werden:

Online-Terminraster

Unter Online-Terminraster wählst du, wie Startzeiten entstehen:

• Raster aus Sprechzeiten – wie bisher über die Slot-Dauer der Zeitblöcke (Standard)
• Fester Praxistakt – alle Behandlung + Puffer ab Blockbeginn
• Lücken füllen – nach Terminende + Puffer neu ankern, wenn die Lücke groß genug ist

Details und Praxisbeispiele: Online-Terminraster.

Pufferzeit zwischen Terminen

Einstellung	Puffer zwischen Terminen
Wertebereich	0–180 Minuten (in 5-Minuten-Schritten)
Standard	0 Minuten

Der Puffer blockiert automatisch Zeit vor und nach jedem gebuchten Termin. So hast du Raum für An-/Abreise, Raumwechsel oder Nachbereitung – ohne dass Kund:innen in diese Zeit buchen können. Bei Fester Praxistakt und Lücken füllen steuert er zusammen mit der Behandlungsdauer auch den Abstand der angebotenen Starts.

Maximale Vorlaufzeit

Einstellung	Buchung im Voraus
Wertebereich	1–365 Tage
Standard	60 Tage

Bestimmt, wie weit in der Zukunft Termine buchbar sind. Bei 60 Tagen sehen Kund:innen nur Slots innerhalb der nächsten zwei Monate.

Mindestvorlaufzeit

Einstellung	Mindestbuchungsfrist
Wertebereich	0–120 Stunden
Standard	1 Stunde

Legt fest, wie kurzfristig ein Termin gebucht werden darf. Bei 24 Stunden können Kund:innen frühestens für den nächsten Tag buchen. Bei 0 sind auch spontane Buchungen möglich.

Hinweis

Online-Terminraster, Puffer und Buchungsfristen findest du unter Einstellungen → Online-Buchung – getrennt von den Sprechzeiten, aber eng mit ihnen verknüpft.

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So werden Slots berechnet

TheraTap kombiniert mehrere Faktoren, um die verfügbaren Buchungszeiten zu ermitteln:

1. Sprechzeiten – Grundrahmen: Welche Tage und Zeitblöcke sind aktiv?
2. Online-Terminraster – Wie entstehen Startzeiten? (Raster, fester Praxistakt oder Lücken füllen)
3. Behandlungsdauer – Passt die gewählte Behandlung in den freien Zeitraum?
4. Pufferzeit – Wird vor und nach jedem bestehenden Termin freigehalten (und steuert bei Praxistakt/Lücken füllen den Abstand).
5. Buchungsfristen – Liegt der Slot innerhalb der erlaubten Vorlaufzeit?
6. Abwesenheiten & Schließzeiten – Urlaub, Feiertage oder Fortbildungen blockieren Buchungen.
7. Ressourcen – Sind die benötigten Therapeut:innen, Räume und Geräte verfügbar?
8. Bestehende Termine – Bereits gebuchte oder angefragte Termine werden automatisch berücksichtigt.

Das Ergebnis: Kund:innen sehen im Buchungskalender nur die Zeitfenster, die tatsächlich verfügbar sind – ohne dass du manuell eingreifen musst.

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Zusammenspiel mit Verfügbarkeits-Ausnahmen

Arbeitszeiten bilden den Grundrahmen. Verfügbarkeits-Ausnahmen überschreiben sie für einzelne Tage oder Zeiträume.

Beispiel:

• Arbeitszeit Montag: 08:00–16:00
• Ausnahme: „Montag, 10. März – Fortbildung“
• Ergebnis: Der 10. März ist komplett geblockt, alle anderen Montage bleiben wie gewohnt buchbar.

Tipp

Nutze Verfügbarkeits-Ausnahmen für Urlaub, Feiertage und Fortbildungen. So bleiben deine regulären Arbeitszeiten dauerhaft bestehen, und du passt nur die Abweichungen an.

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Zusammenspiel mit Ressourcen

Wenn du mit Ressourcen (Teammitglieder, Räume, Geräte) arbeitest, können diese eigene Verfügbarkeiten haben. TheraTap prüft bei jeder Buchung automatisch:

• Hat die benötigte Therapeut:in zu diesem Zeitpunkt Kapazität?
• Ist der erforderliche Raum frei?
• Ist das benötigte Gerät verfügbar?

Die Team-Arbeitszeiten bilden dabei den äußeren Rahmen – kein Slot kann außerhalb der Team-Arbeitszeiten gebucht werden, auch wenn eine einzelne Ressource zu dieser Zeit theoretisch verfügbar wäre.

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Weitere Themen

• Online-Terminraster – Raster, Praxistakt oder Lücken füllen
• Verfügbarkeits-Ausnahmen – Urlaub, Feiertage und einmalige Sperrzeiten
• Online-Buchungskalender – So erleben Kund:innen die Buchung
• Behandlungsarten – Dauer und Anforderungen je Behandlung
• Ressourcen & Räume – Teammitglieder, Räume und Geräte verwalten
• Terminanfragen – Anfrage-Modus statt Direktbuchung
• Öffentliche Buchungsseite – Dein Profil mit Öffnungszeiten und Buchungslink