Kontakte & Tierakte

TheraTap trennt Tierhalter:innen (Kontakte) und Tiere (Patienten) bewusst voneinander — verknüpft sie aber intelligent miteinander. So behältst du den Überblick, auch wenn eine Tierhalter:in mehrere Tiere hat oder ein Tier mehrere Bezugspersonen.

Die Tierakte bündelt alles, was du zu einem Patienten wissen musst: Befundbögen, Anamnese, Therapiepläne, Vorsorge, Dokumente und Medien — alles an einem Ort.

Auf einen Blick

Kontakte

Name, Adresse, Telefon, E-Mail, Website, Profilfoto, Notizen und digitaler Datenschutz — alles zu deinen Kund:innen.

Tiere

Tierart, Rasse, Alter, Geschlecht, Gewicht, Größe, Chipnummer und Besonderheiten — jeder Patient vollständig erfasst.

Tierakte

Befundbögen, Anamnese, Therapiepläne, Vorsorge, Dokumente, Medien, Termine und Kommentare — alles an einem Ort.

Verknüpfungen

Tierhalter:in, Tierarzt/Tierärztin, weitere Bezugspersonen und Stallname — alle Verbindungen auf einen Blick.

Kontakte verwalten

Ein Kontakt ist eine Tierhalter:in — also dein:e Kund:in. Alle Daten, die du für die Kommunikation und Rechnungsstellung brauchst, sind hier gespeichert.

Kontakt anlegen

Schnell über den Header

Klicke oben rechts auf + Erstellen → Neuer Kontakt. Perfekt, wenn du gerade telefonierst oder eine Anfrage bearbeitest.
Über das Menü

Gehe zu Kontakte → + Neuer Kontakt und trage alle verfügbaren Daten ein.

Welche Daten werden gespeichert?

Feld	Beschreibung
Name	Vor- und Nachname
Firma	Optional, z. B. für Reitställe oder Züchter
Adresse	Straße, PLZ, Ort, Land — mit direktem Link zu Google Maps
Telefon & Mobil	Für Rückrufe und SMS-Erinnerungen
E-Mail	Für Befunde, Erinnerungen und Rechnungen
Website	Optional
Profilfoto	Für schnelle visuelle Zuordnung
Notizen	Interne Vermerke, nur für dich und dein Team sichtbar

Was du mit Kontakten tun kannst

Suchen & filtern — Durchsuche Kontakte nach Name, E-Mail, Telefon, Adresse oder Ort. Filtere nach „mir zugewiesen“ für deinen persönlichen Überblick.
Sortieren — Nach Name, E-Mail, Ort, Erstelldatum oder Anzahl der Tiere.
Datenschutz — Direkt digital bestätigen oder unterschreiben lassen. Mehr dazu unter Datenschutz & Behandlungsvertrag.
Anamnese-Formular versenden — Schicke Tierhalter:innen vorab einen Link, über den sie die Krankengeschichte ihres Tieres ausfüllen können.
E-Mails schreiben — Direkt aus TheraTap heraus über den integrierten Mail-Composer.
Handschriftliche Notizen — Zeichne oder schreibe direkt auf dem Tablet.
Importieren & Exportieren — Kontakte per CSV importieren oder als CSV bzw. DATEV exportieren.

Tabs in der Kontaktansicht

Wenn du einen Kontakt öffnest, findest du alles übersichtlich in Tabs:

Tab	Inhalt
Übersicht	Kontaktdaten und Schnellzugriff
Tiere	Alle Tiere dieser Tierhalter:in
Termine	Vergangene und kommende Termine
Kommentare	Interne Team-Notizen zum Kontakt
E-Mails	Protokoll aller versendeten und empfangenen E-Mails – mit Status und Detailansicht (mehr dazu)
Aufgaben	Offene To-dos im Zusammenhang mit diesem Kontakt
Rechnungen	Zugehörige Rechnungen
Bilder / Videos / Dokumente	Hochgeladene Medien und Dateien

Tiere verwalten

Ein Tier ist dein Patient. TheraTap unterstützt verschiedene Tierarten mit jeweils passenden Optionen.

Tier anlegen

Schnell über den Header

Klicke oben rechts auf + Erstellen → Neues Tier.
Über das Menü oder direkt beim Kontakt

Gehe zu Tiere → + Neues Tier oder lege ein neues Tier direkt in der Kontaktansicht an — dann wird die Tierhalter:in automatisch zugeordnet.

Welche Daten werden gespeichert?

Feld	Beschreibung
Name	Name des Tieres
Tierart	Pferd, Hund, Katze oder Sonstige
Rasse	z. B. Hannoveraner, Labrador, Maine Coon
Geschlecht	Je nach Tierart: Stute/Hengst/Wallach, Rüde/Hündin, Kater/Katze
Alter / Geburtstag	Wird automatisch in Jahre und Monate umgerechnet
Gewicht	In Kilogramm
Größe	In Zentimetern
Chipnummer	Für die eindeutige Identifikation
Kastriert / sterilisiert	Optional nur als Merkmal ohne Datum, oder mit Kastrierungsdatum, falls bekannt
Adresse	Eigene Adresse oder vom Besitzer übernehmen — bei Pferden z. B. der Stallname
Tierhalter:in	Verknüpfung zum Hauptkontakt
Tierarzt/Tierärztin	Optionaler Verweis auf den behandelnden Tierarzt
Weitere Kontakte	Zusätzliche Bezugspersonen wie Reiter:in, Pfleger:in oder Züchter:in
Profilfoto	Für schnelle visuelle Zuordnung
Notizen	Besonderheiten, Allergien, Verhaltenshinweise

Die Tierakte — alles auf einen Blick

Die Tierakte ist das Herzstück von TheraTap. Beim Öffnen eines Patienten landest du in der Übersicht — einem Cockpit, das dir das Wichtigste sofort zeigt, ohne dass du erst in die einzelnen Tabs wechseln musst:

Warnhinweise ganz oben — z. B. Allergien oder andere wichtige Hinweise. Sie stammen aus deinen Hinweiskarten mit der Markierung „Warnung“ und werden rot hervorgehoben, damit nichts übersehen wird.
Schnellinfo-Kacheln — Gewicht (inkl. Trend zur letzten Messung), Anzahl der Behandlungen, letzter Besuch und offener Rechnungsbetrag. Ein Klick führt direkt in den passenden Tab.
Nächster Termin — mit Datum, Uhrzeit, Terminart-Farbe, Raum bzw. Therapeut:in und dem darauffolgenden Folgetermin als Ausblick.
Letzte Behandlung — der jüngste Befundbogen mit Status, Datum, Verfasser:in sowie Anzahl der Befunde und Medien; darunter der vorherige Befund.
Offene Aufgaben und fällige Vorsorge als kompakte Listen.
Gesundheits-Trends — Schmerz, Lahmheit und Wohlbefinden als Verlaufskurven, sofern die Tierhalter:in Werte über die Mein-Tier-App freigibt.
Aktivitäts-Verlauf — eine Zeitleiste der letzten Ereignisse: Befunde, Termine, Rechnungen, E-Mails, Notizen, Gewichtseinträge und mehr.

Gewichtsverlauf

Das Gewicht eines Tieres speichert TheraTap als Verlauf: Jede Änderung wird mit Datum festgehalten, sodass du die Entwicklung über die Zeit nachvollziehen kannst. Die Gewichts-Kachel in der Übersicht zeigt den aktuellen Wert und den Trend zur letzten Messung — per Klick öffnest du den vollständigen Verlauf und trägst neue Werte nach.

Darunter findest du alles weitere in übersichtlichen Tabs organisiert:

Befundbögen

Alle durchgeführten Befundbögen werden chronologisch aufgelistet. Jeder Befundbogen zeigt:

Datum und behandelnde Person
Anzahl der Befunde und Medien
Ob bereits eine E-Mail versendet wurde – Häkchen-Icon und Versendet am … mit Link zur Originalmail (E-Mail-Protokoll)

Du kannst:

Vergangene Befundbögen einsehen und erneut öffnen
Neue Befundbögen starten über + Neuer Befundbogen
Befund-PDFs exportieren und per E-Mail versenden

Anamnese & Krankengeschichte

Die Anamnese dokumentiert die Krankengeschichte deines Patienten — strukturiert und chronologisch.

Einträge erstellen und bearbeiten mit individuell konfigurierbaren Feldern
Formular-Eingaben von Tierhalter:innen automatisch übernehmen — Kund:innen füllen die Anamnese vorab online aus, du übernimmst die Daten mit einem Klick
KI-gestützte Zusammenfassung der gesamten Krankengeschichte (optional)
PDF-Export — Chronologische Übersicht oder KI-Zusammenfassung als druckbares Dokument
Zeitleisten-Ansicht — Alles auf einen Blick, von der ersten bis zur letzten Erhebung

Therapiepläne

Erstelle strukturierte Therapiepläne für deine Patienten:

Titel und Inhalt frei definierbar
Zeitraum mit Start- und Enddatum
Frequenz festlegen: täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich
PDF-Export und Versand per E-Mail an die Tierhalter:in
Notizen für zusätzliche Hinweise

Vorsorge

Behalte den Überblick über regelmäßige Maßnahmen wie Impfungen, Entwurmungen, Check-ups oder Hufschmied-Termine.

Überfällige Maßnahmen werden rot hervorgehoben
Automatische E-Mail-Erinnerungen an Tierhalter:innen
Verschiedene Maßnahmenarten je nach Tierart

Alles Weitere findest du unter Vorsorge & Erinnerungen.

Dokumente & Verträge

In der Tierakte findest du zwei Wege für digitale Unterlagen:

Dokumentvorlagen – strukturierte Formulare (Futterplan, Checklisten, Unterschrift) per Formular-Builder, Tab Dokumente
Verträge & Freitext-Dokumente – Verträge mit Platzhaltern und Rich-Text-Editor

Beides lässt sich als PDF exportieren und per E-Mail versenden.

Medien & Dateien

Lade Röntgenbilder, Laborbefunde, Fotos, Übungspläne und beliebige Dateien hoch — alles übersichtlich in drei Kategorien:

Tab	Dateitypen
Bilder	Fotos, Röntgenbilder, Scans
Videos	Bewegungsanalysen, Verlaufsvideos
Dokumente	PDFs, Laborbefunde, Überweisungen

Weitere Tabs

Tab	Inhalt
Termine	Alle Termine dieses Patienten
Kommentare	Interne Team-Notizen zum Tier
Aufgaben	Offene To-dos für diesen Patienten
Rechnungen	Zugehörige Rechnungen

Notizen mit eigenem Datum

Jede Notiz (Kommentar) hat ein eigenes Datum, das du frei wählen kannst – unabhängig davon, wann du sie eingibst. So kannst du auch etwas nachtragen, das an einem anderen Tag passiert ist, zum Beispiel ein Telefonat von gestern.

Beim Anlegen ist das Datum mit dem heutigen Tag vorausgefüllt – du kannst es jederzeit ändern.
Auch bei bestehenden Notizen lässt sich das Datum nachträglich anpassen.
In der Zeitleiste wird die Notiz nach diesem Datum angezeigt.

Datenschutz

Den digitalen Datenschutz richtest du unter Einstellungen → Kommunikation & Vorlagen ein — mit Link + Checkbox oder Online-Unterschrift. In der Kontakt- bzw. Tierakte unterschreibst du vor Ort oder versendest den Link per E-Mail.

Ausführliche Anleitung: Datenschutz & Behandlungsvertrag.

Einstellungen prüfen

Hinterlege URL und/oder Text unter Kommunikation & Vorlagen.
In der Akte arbeiten

Status, Versand und Vor-Ort-Unterschrift findest du in der Seitenleiste unter Datenschutz bzw. Verträge.
Automatisch archiviert

Online- oder Vor-Ort-Unterschriften werden als PDF in der Akte gespeichert und sind jederzeit abrufbar.

Suchen, Filtern & Sortieren

Sowohl Kontakte als auch Tiere bieten leistungsstarke Such- und Filterfunktionen:

Kontakte durchsuchen — Nach Vor-/Nachname, E-Mail, Telefon, Adresse, PLZ, Ort oder Land.

Tiere durchsuchen — Nach Name, Rasse, Alter, Geschlecht, Adresse, PLZ, Ort oder Land.

Filtern — Zeige nur die Kontakte oder Tiere, die dir zugewiesen sind.

Sortieren — Tiere z. B. nach Name, Rasse, Alter, Tierhalter:in, letztem Befundbogen oder Anzahl der Befundbögen.

Seitenweise blättern — Wähle zwischen 10, 20, 50 oder 100 Einträgen pro Seite.

Import & Export

Funktion	Kontakte	Tiere
CSV-Import	✓	✓
CSV-Export	✓	✓
DATEV-Export	✓	—

So kannst du bestehende Kundendaten problemlos übernehmen oder für die Buchhaltung exportieren.

Daten jederzeit aktualisieren

Kontakte und Tiere können jederzeit bearbeitet werden:

Kontaktdaten korrigieren oder ergänzen
Neue Tiere zu einem Kontakt hinzufügen
Besonderheiten, Gewicht oder medizinische Hinweise aktualisieren
Profilfotos hochladen oder ändern
Bei Bedarf ein Tier als verstorben markieren (mit Datum) — der Eintrag bleibt als Archiv erhalten

Weitere Themen

Befundung & Dokumentation — So dokumentierst du Befundbögen
Dokumente & Verträge — Digitale Verträge mit Unterschrift
Datenschutz & Behandlungsvertrag — Link, Checkbox und Online-Unterschrift
Vorsorge & Erinnerungen — Impfungen, Check-ups & automatische Erinnerungen
Medien & Dateien — Fotos, Videos und Dokumente hochladen
Textbausteine & Vorlagen — Wiederkehrende Texte effizient nutzen
Online-Buchungskalender — Termine online buchen lassen