Rechnungseinstellungen

Bevor du deine erste Rechnung erstellst, richtest du einmalig deine Rechnungseinstellungen ein. Hier hinterlegst du Steuerdaten, Bankverbindung, Nummernkreise und wählst, ob du TheraTap als eigenständiges Rechnungstool oder zusammen mit LexWare Office nutzen möchtest.

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Auf einen Blick

Steuerdaten & Kleinunternehmer

Steuernummer, USt-IdNr., Kleinunternehmerregelung und zusätzliche Pflichtangaben zentral hinterlegen.

SEPA-QR-Code

Bankverbindung einmal eingeben — auf jeder Rechnung erscheint automatisch ein scanbarer QR-Code.

Flexible Nummernkreise

Präfix, Jahresformat und Zähler frei kombinieren für lückenlose Rechnungsnummern.

TheraTap oder LexWare Office

Rechnungen direkt in TheraTap erstellen oder Behandlungsdaten an LexWare Office übergeben.

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Einstellungen öffnen

Navigiere zu Einstellungen → Rechnungswesen. Hier findest du alle Konfigurationsmöglichkeiten auf einer Seite.

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Buchhaltungs-Provider wählen

TheraTap bietet dir zwei Wege, deine Rechnungen zu verwalten:

Provider	Beschreibung
TheraTap	Vollständiges Rechnungssystem direkt in der App — Rechnungen erstellen, PDF-Erzeugung, SEPA-QR-Code, DATEV-Export und XRechnung inklusive
LexWare Office	Behandlungsdaten werden als Rechnungsentwurf an LexWare Office übertragen — die eigentliche Rechnungsstellung erfolgt dort

Tipp

Für die meisten Tierphysiotherapie-Praxen reicht der integrierte TheraTap-Provider völlig aus. Du sparst dir ein zusätzliches Tool und hast alles an einem Ort. LexWare Office lohnt sich vor allem, wenn du bereits eine umfangreiche Buchhaltung dort führst.

Mehr zur LexWare Office-Anbindung findest du unter LexWare Office-Integration.

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Steuerinformationen

Hinterlege deine steuerlichen Daten, damit sie korrekt auf jeder Rechnung erscheinen:

Feld	Beschreibung
Steuernummer	Deine Steuernummer vom Finanzamt
USt-IdNr.	Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden)
Währung	EUR, CHF, DKK oder USD — je nach Land
Preisart	Netto (Steuer wird aufgeschlagen) oder Brutto (Steuer ist im Preis enthalten)
Kleinunternehmerregelung	Aktiviere diese Option, wenn du von der Umsatzsteuer befreit bist
Zusätzliche Rechnungsangaben	Freitext für Pflichtangaben ohne eigenes Feld — erscheint im Fuß jeder Rechnung

Netto vs. Brutto — was ist der Unterschied?

Preisart	So funktioniert’s	Beispiel (19 % MwSt.)
Netto	Du gibst den Preis ohne Steuer ein, die MwSt. wird automatisch aufgeschlagen	50,00 € + 9,50 € MwSt. = 59,50 €
Brutto	Du gibst den Endpreis ein, die MwSt. wird herausgerechnet	59,50 € inkl. 9,50 € MwSt.

Kleinunternehmerregelung

Wenn du die Kleinunternehmerregelung aktivierst:

• Alle Steuersätze werden automatisch auf 0 % gesetzt
• Auf der Rechnung erscheint der gesetzlich vorgeschriebene Hinweis — passend zu deinem Rechnungsland
• Du musst keine Umsatzsteuer ausweisen oder abführen

Land	Hinweis auf der Rechnung
Deutschland	Gemäß § 19 UStG
Österreich	Gemäß § 6 UStG
Schweiz	Gemäß schweizerischem Steuerrecht
Niederlande	Gemäß KOR (Kleineondernemersregeling)
Luxemburg	Gemäß Art. 57 loi TVA

Hinweis

Ob du die Regelung nutzen darfst, hängt von deinem Land und Umsatz ab. In Deutschland gilt sie für Selbständige unter der gesetzlichen Umsatzgrenze. Sprich mit deinem Steuerberater:in, ob sie für dich in Frage kommt.

Zusätzliche Rechnungsangaben

Manche Länder verlangen Angaben, für die es kein eigenes Feld gibt — zum Beispiel RCS-Nummer und Betriebserlaubnis in Luxemburg, Handelsregister, SIRET oder ein eigener Text zur Umsatzsteuerbefreiung.

Trage diese Angaben einmal unter Einstellungen → Rechnungswesen ins Feld Zusätzliche Rechnungsangaben ein. Der Text erscheint automatisch im Fuß jeder neuen Rechnung bei den Steuerdaten. Du musst ihn nicht mehr per Textbaustein auf jede einzelne Rechnung setzen.

Das Feld liegt bewusst im Rechnungswesen, nicht unter Praxis.

Tipp

Du kannst mehrere Zeilen eintragen, zum Beispiel:

RCS Luxembourg: F1234
Betriebserlaubnis-Nr.: 10012345

Hinweis

Bereits finalisierte Rechnungen bleiben unverändert. Der Text gilt ab der nächsten neuen Rechnung. Wenn du im Dokumentendesign die Steuerdaten im Fuß ausblendest, verschwinden auch die zusätzlichen Angaben.

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Steuersätze

TheraTap kennt die gängigen Mehrwertsteuersätze für verschiedene Länder:

Land	Standard-MwSt.
🇩🇪 Deutschland	19 %
🇦🇹 Österreich	20 %
🇨🇭 Schweiz	8,1 %
🇳🇱 Niederlande	21 %
🇩🇰 Dänemark	25 %

Der Standard-Steuersatz wird automatisch anhand deines Landes gesetzt. Du kannst bei jeder Rechnungsposition auch einen individuellen Steuersatz vergeben — z. B. den ermäßigten Satz.

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Bankverbindung

Deine Bankdaten erscheinen auf jeder Rechnung und werden für den SEPA-QR-Code verwendet:

Feld	Beschreibung
Bankname	Name deiner Bank
Kontoinhaber:in	Name wie auf dem Konto hinterlegt
IBAN	Deine internationale Bankkontonummer
BIC	Bank-Identifikationscode (SWIFT)

Tipp

Wenn du deine Bankdaten hinterlegst, generiert TheraTap auf jeder Rechnung automatisch einen SEPA-QR-Code. Deine Kund:innen scannen ihn einfach mit der Banking-App — Betrag und Empfänger sind vorausgefüllt. Das beschleunigt die Zahlung enorm.

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Rechnungsnummern konfigurieren

Deine Rechnungsnummern folgen einem individuell einstellbaren Format:

Feld	Beschreibung	Beispiel
Präfix	Fester Text vor der Nummer	RE
Format	Platzhalter für Jahr, Monat, Zähler	{YEAR}-{COUNTER}
Zähler	Aktuelle fortlaufende Nummer	42
Mindestlänge	Zähler wird mit führenden Nullen aufgefüllt	4 → 0042

Beispiele

Einstellung	Ergebnis
Präfix RE, Format {YEAR}-{COUNTER}, Mindestlänge 4	RE2026-0042
Präfix R, Format {YEAR}{MONTH}-{COUNTER}, Mindestlänge 3	R202602-043
Präfix leer, Format {YEAR}-{COUNTER}, Mindestlänge 5	2026-00044

Hinweis

Die Rechnungsnummer wird erst beim Finalisieren vergeben — nicht beim Erstellen des Entwurfs. So bleiben keine Lücken in der Nummerierung.

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Rechnungsdesign

Passe das Erscheinungsbild deiner Rechnungs-PDFs an:

• Primärfarbe — Wähle eine Farbe, die zu deinem Branding passt. Sie wird für Überschriften und Akzente im PDF verwendet.
• Fälligkeitsdatum anzeigen — Im Dokumentendesign (Einstellungen → Dokumentendesign) kannst du das Fälligkeitsdatum team-weit für alle Rechnungen ein- oder ausblenden. Rechnungs- und Leistungsdatum bleiben davon unberührt. Die Live-Vorschau zeigt die Änderung sofort.

Dein Praxislogo und die Kontaktdaten werden automatisch aus den Praxisdaten übernommen.

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Einrichtung Schritt für Schritt

1. Steuerdaten eingeben

   Trage deine Steuernummer und ggf. USt-IdNr. ein. Wähle deine Währung und entscheide dich zwischen Netto- und Brutto-Preisen. Pflichtangaben ohne eigenes Feld (RCS, Handelsregister, Betriebserlaubnis) kommen ins Feld Zusätzliche Rechnungsangaben.

2. Kleinunternehmerregelung prüfen

   Falls du unter die Regelung fällst, aktiviere den Schalter. TheraTap passt alle Steuersätze automatisch an.

3. Bankverbindung hinterlegen

   Gib IBAN, BIC, Bankname und Kontoinhaber:in ein. Diese Daten erscheinen auf der Rechnung und im SEPA-QR-Code.

4. Nummernkreis festlegen

   Wähle Präfix, Format und Startwert für deine Rechnungsnummern.

5. Fertig!

   Du kannst jetzt deine erste Rechnung erstellen.

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Weitere Themen

• Rechnungen erstellen & verwalten — Rechnungen anlegen, finalisieren und versenden
• Artikelkatalog — Leistungen und Produkte vordefinieren
• Zahlungen & Export — PDF-Export, DATEV und XRechnung
• LexWare Office-Integration — Anbindung an LexWare Office
• Praxisdaten & Einstellungen — Logo und Adressdaten verwalten