Terminerinnerungen & SMS

Vergessene Termine kosten Zeit und Geld. TheraTap erinnert deine Kund:innen automatisch per E-Mail und optional per SMS – bei Buchung, vor dem Termin, bei Änderungen und sogar zum Geburtstag des Tieres. Du bestimmst die Texte, TheraTap kümmert sich um den Versand.

Auf einen Blick

Automatische E-Mails

Buchungsbestätigung und 24-Stunden-Erinnerung werden automatisch versendet – ohne dass du etwas tun musst.

7 SMS-Vorlagen

Erinnerung, Bestätigung, Änderung, Absage, Terminanfrage, Geburtstag und Anamneseformular-Erinnerung – jede Vorlage individuell anpassbar.

Eigene Texte

Vorlagen für E-Mails und SMS mit Platzhaltern gestalten. Name, Datum und Uhrzeit werden automatisch eingesetzt.

Kanäle pro Typ

Pro Benachrichtigungs-Typ einzeln festlegen, ob E-Mail und/oder SMS versendet wird – plus Steuerung pro Termin und pro Tier.

E-Mail-Benachrichtigungen

TheraTap versendet automatisch E-Mails zu allen wichtigen Terminereignissen. Jede E-Mail wird mit deinem Praxis-Branding (Name, Logo) personalisiert und enthält eine Kalenderdatei (ICS), die deine Kund:innen direkt in ihren Kalender importieren können.

E-Mail	Wann wird sie versendet?
Buchungsbestätigung	Direkt nach der Terminbuchung
Terminanfrage eingegangen	Wenn eine offene Terminanfrage eingeht (noch nicht bestätigt)
Terminbestätigung	Wenn du eine Terminanfrage bestätigst
24-Stunden-Erinnerung	Automatisch einen Tag vor dem Termin
Terminänderung	Wenn ein Termin verschoben wird
Terminabsage	Wenn ein Termin storniert wird
Geburtstagsnachricht	Am Geburtstag des Tieres
Anamneseformular-Erinnerung	3 Tage nach Versand eines noch nicht ausgefüllten Anamnese-Formulars

Vorlagen anpassen

Unter Einstellungen → Kommunikation & Vorlagen (Bereich Unternehmen) passt du alle Termin-Benachrichtigungen an einem Ort an. Für jeden Typ bearbeitest du E-Mail und SMS direkt nebeneinander – inklusive der Schalter „E-Mail versenden“ und „Per SMS versenden“. Nutze Platzhalter wie {{contact:name}} oder {{datetime}} (alle verfügbaren Platzhalter findest du weiter unten).

SMS aktivieren & konfigurieren

Nicht jede:r liest E-Mails rechtzeitig. Mit SMS-Erinnerungen erreichst du deine Kund:innen direkt auf dem Handy – schnell, zuverlässig und mit deutlich höheren Öffnungsraten.

Kommunikation & Vorlagen öffnen

Navigiere zu Einstellungen → Kommunikation & Vorlagen.
SMS einschalten

Aktiviere die SMS-Funktion mit dem Schalter im Bereich SMS-Einstellungen. Sobald aktiviert, erscheinen die SMS-Felder bei jedem Termin-Typ.
Absendernamen festlegen

Gib einen Absendernamen ein (maximal 10 Zeichen), der beim Empfänger angezeigt wird – z. B. dein Praxisname oder Kürzel. Wenn du nichts eingibst, wird automatisch dein Praxisname verwendet.

Vorlagen anpassen

Im Abschnitt Termine findest du für jeden Anlass E-Mail- und SMS-Vorlagen nebeneinander:

Vorlage	Anlass
Terminerinnerung	24 Stunden vor dem Termin
Terminbestätigung	Bei Buchung oder Bestätigung
Terminänderung	Bei Verschiebung eines Termins
Terminabsage	Bei Stornierung
Terminanfrage eingegangen	Bei offener Terminanfrage
Geburtstagsnachricht	Am Geburtstag des Tieres
Anamneseformular-Erinnerung	3 Tage nach unausgefülltem Anamnese-Formular

Über Standardvorlage importieren stellst du jederzeit den ursprünglichen Text wieder her.

Kanäle pro Benachrichtigung steuern

Du entscheidest für jeden Benachrichtigungs-Typ einzeln, ob er per E-Mail und/oder per SMS rausgeht – die Schalter findest du direkt neben der jeweiligen Vorlage auf derselben Seite.

Sind bei einem Typ beide Kanäle ausgeschaltet, weist TheraTap dezent darauf hin, dass für diesen Vorgang aktuell keine Benachrichtigung versendet wird – blockiert wird aber nichts. Standardmäßig sind beide Kanäle für alle Typen aktiv, sodass sich am bisherigen Verhalten nichts ändert, bis du etwas umstellst.

Anamneseformular-Erinnerung

Neu ist der Typ Anamneseformular-Erinnerung: Hat ein:e Kund:in ein zugeschicktes Anamnese-Formular nach drei Tagen noch nicht ausgefüllt, erinnert TheraTap automatisch daran. Auch dieser Typ hat eine eigene E-Mail- und SMS-Vorlage samt Kanal-Schaltern.

Verfügbare Platzhalter

In allen E-Mail- und SMS-Vorlagen kannst du Platzhalter verwenden, die beim Versand automatisch durch die echten Daten ersetzt werden.

Termin

Platzhalter	Beschreibung
`{{date}}`	Datum des Termins (z. B. „Montag, 15. Januar 2024”)
`{{time}}`	Uhrzeit des Termins (z. B. „14:30”)
`{{datetime}}`	Datum und Uhrzeit kombiniert
`{{title}}`	Titel des Termins
`{{description}}`	Beschreibung des Termins
`{{notes}}`	Notizen zum Termin

Kontakt (Tierhalter:in)

Platzhalter	Beschreibung
`{{contact:name}}`	Vollständiger Name
`{{contact:phone}}`	Telefonnummer
`{{contact:email}}`	E-Mail-Adresse
`{{contact:address}}`	Straße und Hausnummer
`{{contact:zip}}`	Postleitzahl
`{{contact:city}}`	Ort
`{{contact:country}}`	Land

Tier (Patient)

Platzhalter	Beschreibung
`{{patient:name}}`	Name des Tieres
`{{patient:type}}`	Tierart (z. B. Pferd, Hund, Katze)
`{{patient:chip_number}}`	Chipnummer

Therapeut:in

Platzhalter	Beschreibung
`{{user:name}}`	Name der behandelnden Person

Zusätzlich in Geburtstagsvorlagen

Platzhalter	Beschreibung
`{{patient:age}}`	Alter des Tieres in Jahren
`{{patient:birthday}}`	Geburtstag des Tieres
`{{patient:race}}`	Rasse des Tieres
`{{owner:name}}`	Vollständiger Name des Besitzers
`{{owner:firstname}}`	Vorname des Besitzers
`{{owner:lastname}}`	Nachname des Besitzers
`{{team:name}}`	Name deiner Praxis

Erinnerungen steuern

Pro Termin

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Termins kannst du festlegen, ob eine 24-Stunden-Erinnerung versendet werden soll. Das ist praktisch, wenn ein Termin kurzfristig vereinbart wurde und eine Erinnerung nicht nötig ist.

Pro Tier (Geburtstag)

In der Tierakte kannst du pro Patient individuell einstellen, ob Geburtstagserinnerungen versendet werden sollen. So vermeidest du ungewollte Nachrichten – z. B. bei Tieren, die nicht mehr in Behandlung sind.

Automatische Logik

Terminabsage vor Erinnerungszeitpunkt: Wird ein Termin storniert, bevor die Erinnerung fällig ist, wird keine Erinnerung mehr versendet.
SMS nur bei Mobilnummer: SMS werden nur versendet, wenn beim Kontakt eine gültige Mobilnummer hinterlegt ist. Internationale Nummern werden automatisch erkannt.
Guthaben-Prüfung: Vor jedem SMS-Versand prüft TheraTap, ob ausreichend Guthaben vorhanden ist.

SMS-Kosten & TheraTokens

SMS werden über dein TheraTap-Guthaben (TheraTokens) abgerechnet:

1 SMS-Segment = bis zu 160 Zeichen
Längere Nachrichten werden automatisch in mehrere Segmente aufgeteilt
Die Kosten werden nach dem erfolgreichen Versand von deinem Guthaben abgezogen
Bei einem Guthaben unter 50 TheraTokens erhältst du automatisch eine Benachrichtigung

Dein aktuelles Guthaben siehst du oben auf der Seite Kommunikation & Vorlagen; aufladen kannst du im Abonnement.

Häufige Fragen

Muss ich E-Mail-Erinnerungen aktivieren? Nein. E-Mail-Benachrichtigungen sind standardmäßig aktiv und in jedem TheraTap-Plan enthalten.

Werden SMS auch an internationale Nummern versendet? Ja. TheraTap erkennt das Nummernformat automatisch und versendet SMS weltweit. Stelle sicher, dass die Mobilnummer im internationalen Format hinterlegt ist (z. B. +49 170 …).

Was passiert bei kurzfristigen Terminen? Die 24-Stunden-Erinnerung wird nur versendet, wenn der Termin mindestens 24 Stunden in der Zukunft liegt. Bei kurzfristigeren Terminen greift die Buchungsbestätigung.

Kann ich die Erinnerung für einzelne Termine abschalten? Ja. In den Termindetails kannst du die Erinnerung pro Termin deaktivieren.