E-Mail-Protokoll

Du schickst Befunde, Rechnungen und Erinnerungen regelmäßig per E-Mail – aber welche Mail ging wann an wen raus? Das neue E-Mail-Protokoll beantwortet diese Frage zentral in der Kontakt- und Tierakte. Es ist ein internes Lese-Postfach: kein zweiter Mailclient, sondern ein zuverlässiges Protokoll dessen, was über TheraTap versendet (und in begrenztem Umfang empfangen) wurde.

Auf einen Blick

E-Mails-Tab

Chronologische Timeline aller protokollierten Nachrichten pro Kontakt oder Tier.

Versandstatus

Gesendet, zugestellt, geöffnet oder fehlgeschlagen – als Badge in Liste und Detail.

Versendet am …

Befunde, Rechnungen, Therapiepläne und Dokumente zeigen ein Häkchen-Icon mit Datum – klickbar zur Originalmail.

Automatisch erfasst

Composer-Mails und System-Benachrichtigungen werden ohne extra Schritt mitgeloggt.

E-Mails-Tab öffnen

Kontakt oder Tier öffnen

Gehe zu Kontakte oder Tiere und öffne die gewünschte Akte.
Tab „E-Mails” wählen

Neben Übersicht, Kommentare, Termine und weiteren Tabs findest du E-Mails – mit Briefumschlag-Icon.
Timeline durchscrollen

Jede Zeile zeigt Datum, Betreff, Kurztext (Snippet), Richtung (← eingehend / → ausgehend) und den Status.
Detailansicht öffnen

Klick auf einen Eintrag öffnet die vollständige Mail: Absender/Empfänger, Inhalt und – bei ausgehenden Nachrichten – die Anhänge (z. B. Befund-PDF, Rechnung).

Was wird protokolliert?

Ausgehend (vollständig)

TheraTap speichert für jede versendete Mail unter anderem:

Betreff und vollständiger Inhalt (HTML/Text)
Empfänger:in (pro Zeile, wenn mehrere Empfänger:innen)
Anhang-Referenzen (Name, Typ, Größe)
Quelle – z. B. manueller Composer, Terminbestätigung, Befundversand, Geburtstagserinnerung
Verknüpfung zur Quell-Entität (Befund, Rechnung, Therapieplan, Dokument), falls beim Versand angehängt

Eingehend (leichtgewichtig)

Mails, die direkt an deine TheraTap-Praxisadresse (slug@theratap.email) geschickt werden, erscheinen ebenfalls im Tab – aber nur als Klartext, ohne HTML und ohne Anhänge.

Versandstatus verstehen

Status	Bedeutung
Gesendet	Mail wurde an Mailgun übergeben
Zugestellt	Empfänger-Server hat die Mail angenommen
Geöffnet	Öffnungs-Tracking hat eine Öffnung gemeldet (falls aktiv)
Fehlgeschlagen	Zustellung nicht möglich – Details in der Detailansicht

Der Status wird über Mailgun-Events aktualisiert. Bei mehreren Empfänger:innen siehst du den Status pro Empfänger:in.

„Versendet am …” an Entitäten

Neben dem Tab findest du an relevanten Stellen einen Hinweis mit Häkchen-Icon (Kreis mit Haken) und dem Text Versendet am [Datum] – in Indigo, dezent neben dem Eintrag:

Bereich	Wo sichtbar
Befundbögen	In der Befundliste – getrennt für Tierhalter:in und Tierarztpraxis
Rechnungen	In der Rechnungsliste und im Rechnungs-Detail
Therapiepläne	In der Therapieplan-Ansicht
Dokumente	In der Dokumenten-Ansicht

Ist eine Mail im Protokoll vorhanden, sind Icon und Text klickbar (unterstrichen beim Hover) und öffnen die Mail-Detailansicht. Ältere Versände vor dem Update zeigen weiterhin Icon und Datum, aber ohne Link zum Protokoll.

Wurde noch nichts versendet und die Ansicht zeigt den leeren Zustand an, erscheint stattdessen der graue Hinweis Noch nicht versendet – ohne Icon.

Typische Anwendungsfälle

Rechnung nachfragen: Schnell prüfen, ob und wann die Rechnung rausging – inkl. PDF-Anhang in der Detailansicht.
Befund-Nachweis: Tierhalter:in fragt nach dem Bericht – du siehst Datum, Status und Inhalt auf einen Blick.
Team-Übergabe: Kolleg:in übernimmt einen Fall und liest die bisherige Mail-Kommunikation in der Akte nach.
Zustellproblem erkennen: Status „Fehlgeschlagen” oder fehlende Zustellung frühzeitig sehen und die Adresse korrigieren.

Datenschutz

E-Mail-Inhalte sind personenbezogene Daten. Beim Löschen eines Kontakts oder Tieres werden die zugehörigen Protokolleinträge mitgelöscht. Open-/Click-Tracking unterliegt den üblichen datenschutzrechtlichen Anforderungen – TheraTap protokolliert diese Events nur, wenn sie über Mailgun geliefert werden.

Weitere Themen

E-Mail-Versand – Mails aus TheraTap schreiben und versenden
Kontakte & Tierakte – Tabs und Aktenstruktur
Rechnungen – Rechnungen erstellen und per E-Mail versenden
Befundung – Befundbögen dokumentieren und versenden