Häufige Fragen

Hier sammeln wir die Fragen, die uns am häufigsten erreichen — ausdrücklich auch die, bei denen die Antwort „nein” oder „noch nicht” lautet. Was du hier liest, ist der Stand von heute: Wir schreiben lieber ehrlich hin, was TheraTap nicht kann, als dass du es im Alltag herausfindest.

Funktionsumfang & Grenzen

Gibt es eine direkte Kartenzahlungsintegration?

Nein. TheraTap wickelt keine Zahlungen ab und ist an kein Kartenterminal und keinen Zahlungsdienstleister angebunden.

Was es gibt: Wenn du eine Rechnung als bezahlt markierst, hältst du dabei fest, wie bezahlt wurde — Überweisung, Barzahlung, EC, PayPal oder SumUp. Das ist ein Vermerk für deine Buchhaltung und für die Auswertungen. Das Geld fließt weiterhin über dein eigenes Terminal oder dein Konto, nie über TheraTap. Deshalb kann TheraTap einen Zahlungseingang auch nicht selbst erkennen: Das Markieren als bezahlt machst du von Hand.

Ob wir Zahlungsdienstleister künftig direkt anbinden, sehen wir uns an — einen Termin dafür gibt es nicht, und versprechen können wir es heute nicht.

Tarife, Abonnements & Rabatte

Was bedeutet das Limit von 25 Tierakten im Einsteiger-Tarif?

Mit den 25 Tierakten sind 25 aktive Patientenakten bzw. Tiere gemeint.

Die Begrenzung gibt es nur im Einsteiger-Tarif. Dieser richtet sich vor allem an Therapeuten, die TheraTap kennenlernen möchten oder gerade erst mit ihrer Selbstständigkeit starten und ihren Kundenstamm aufbauen.

In den Tarifen Profi und Praxis gibt es keine Begrenzung der Tierakten. Dort können beliebig viele Patienten bzw. Tiere angelegt werden.

Gibt es in den Tarifen Profi und Praxis noch ein Tierakten-Limit?

Nein. Mit der neuen Preisstruktur wurde die Begrenzung der Tierakten in den Tarifen Profi und Praxis aufgehoben.

Nur der Einsteiger-Tarif besitzt weiterhin ein Limit.

Kann ich TheraTap trotz Gründer-Rabatt vorher kostenlos testen?

Ja. Die reguläre 7-tägige Testphase kann weiterhin genutzt werden.

Kann ich einen individuellen Tarif bekommen, wenn ich viele Funktionen nicht benötige?

In bestimmten Fällen können wir ein individuelles Angebot machen.

Beispielsweise können wir bei Berufsgruppen, die nur einen Teil der Funktionen benötigen, einen Rabatt auf einen bestehenden Tarif vereinbaren.

Wir können die Nutzung in regelmäßigen Abständen prüfen und uns melden, falls zusätzliche Funktionen genutzt werden. Anschließend kann gemeinsam entschieden werden, wie damit weiter verfahren wird.

Wie wechsle ich meinen Tarif?

Den Tarif kannst du selbst ändern.

Dazu gehst du links auf:

Abonnement → Anderen Tarif wählen

Anschließend kannst du den gewünschten Tarif auswählen.

Kann ich eine Jahresrechnung bekommen, wenn ich monatlich bezahle?

Nein. Bei einem Monatsabo wird für jeden Abrechnungszeitraum eine eigene Rechnung erstellt.

Für die Steuererklärung können die einzelnen Monatsrechnungen verwendet werden.

Die Rechnungen findest du hier:

https://go.theratap.de/subscription#subscription-invoices

Warum wird meine Abo-Zahlung als „überfällig“ angezeigt, obwohl per Lastschrift bezahlt wird?

Bei einem Upgrade bzw. Abschluss eines Abos wird die Zahlung automatisch eingezogen.

Bei Lastschriften kann die Verarbeitung durch die Banken allerdings einige Zeit in Anspruch nehmen – teilweise bis zu etwa 14 Tage. Währenddessen kann die Rechnung vorübergehend noch als offen oder überfällig angezeigt werden.

Es muss in diesem Fall normalerweise nichts weiter unternommen werden.

Wie funktionieren Verrechnungen beim Tarifwechsel?

Bei einem Wechsel zwischen Tarifen können noch nicht genutzte Zeiträume als Guthaben berücksichtigt werden.

Falls eine vorherige Zahlung zum Zeitpunkt des Tarifwechsels noch nicht vollständig verarbeitet wurde, kann es vorkommen, dass die Verrechnung erst bei einer späteren Rechnung erfolgt.

Das entsprechende Guthaben wird dann auf der Rechnung als Saldo bzw. Gutschrift berücksichtigt.

Anamnese & Formulare

Kann ich im Einsteiger-Tarif Anamnesebögen erstellen?

Ja. Auch im Einsteiger-Tarif können Anamnesebögen erstellt werden – sowohl für Pferde als auch für Hunde.

Warum springt mein Anamneseformular beim Erstellen eines Hundeformulars auf Pferd?

Beim Erstellen eines neuen Anamneseformulars kannst du die gewünschte Tierart auswählen.

Wenn eine vorhandene Vorlage geladen wird, kann Pferd vorausgewählt sein, weil die Vorlage entsprechend erstellt wurde.

In diesem Fall einfach Pferd abwählen und Hund auswählen.

Kann ich mehrere unterschiedliche Anamneseformulare erstellen?

Ja. Über Anamneseformulare → Formular erstellen können unterschiedliche Formulare erstellt und den jeweiligen Tierarten zugeordnet werden.

Kann ich eigene Word- oder PDF-Behandlungsbögen direkt in TheraTap bearbeiten?

Eigene Word- oder PDF-Dateien können aktuell nicht als vollständig bearbeitbare Formulare in TheraTap importiert werden.

Mit dem Formular-Editor können bestehende Anamnese- oder Behandlungsbögen jedoch digital nachgebaut werden. Diese können anschließend direkt innerhalb von TheraTap ausgefüllt und gespeichert werden.

Befundung & Behandlungsdokumentation

Muss ich für jeden Behandlungstermin einen neuen Befundbogen erstellen?

Für eine nachvollziehbare Behandlungshistorie empfiehlt es sich, für jeden Termin einen eigenen Befundbogen zu verwenden.

Ein bestehender Befundbogen kann dafür einfach dupliziert werden. So bleiben die bisherigen Angaben erhalten und nur die Veränderungen müssen angepasst werden.

Zusätzlich kann beispielsweise ein individuelles Feld wie „Änderungen seit dem letzten Termin“ oder „Verlauf“ angelegt werden.

Dadurch entsteht innerhalb der Tierakte eine chronologische Historie der Befunde und Behandlungen.

Gibt es eine Befundung speziell für Hufe?

Ja. Für die Hufbefundung stehen verschiedene Ansichten zur Verfügung, unter anderem:

Seite links
Seite rechts
vorne
Sohle vorne
Sohle hinten

Können Befunde im Bericht auch visuell dargestellt werden?

Ja. Ab dem Profi-Tarif können farbige Markierungen auf den anatomischen Ansichten als gerenderte Bilder in den Befundbericht übernommen werden.

Die verwendeten Farben können individualisiert werden.

Zusätzlich werden bei anatomischen Begriffen mittlerweile auch deutsche Bezeichnungen ergänzt, damit die Berichte für Tierhalter verständlicher sind.

Können Rippen und einzelne Wirbel separat angeklickt werden?

Beim Pferd gilt das für beides: Die einzelnen Rippen sowie die Hals- und Lendenwirbel lassen sich in der visuellen Befundung separat auswählen und markieren. So dokumentierst du gezielt einen blockierten Wirbel, ohne einen größeren anatomischen Bereich markieren zu müssen.

Beim Hund sind die Rippen ebenfalls einzeln anklickbar. Die Wirbelsäule ist dort bisher in Bereiche gefasst — Brustwirbel, Lendenwirbel, Schwanzwirbel — und nicht in einzelne Wirbel unterteilt.

Gibt es eine dorsale Ansicht beim Hund?

Ja, für die Knochen-Ebene. Du kannst das Skelett des Hundes zusätzlich von oben befunden, neben den Ansichten von links und rechts.

Für die übrigen Ebenen — Muskeln, Faszien, Gelenke, Lymphe — gibt es beim Hund bisher keine dorsale Ansicht. Dort arbeitest du mit den seitlichen Ansichten, bei den Muskeln zusätzlich mit der Ansicht von vorne und von hinten.

Sind weitere Funktionen speziell für Chiropraktik und Osteopathie geplant?

Vorschläge wie beispielsweise:

eigene Bereiche für Chiropraktik, Osteopathie und Physiotherapie,
präzisere Kontaktpunkte,
Posterior-Blockaden ohne Seitenbezug,
spezielle Markierungen an Scapula, Ilium oder Sakrum

wurden aufgenommen.

Hier wird intern geprüft, wie diese Funktionen möglichst anwenderfreundlich in die bestehende visuelle Befundung integriert werden können.

Behandlungsvertrag, Datenschutz & Einwilligungen

Kann ich einen Behandlungsvertrag vorab digital versenden und unterschreiben lassen?

Ja.

Unter:

Einstellungen → Praxis → Kommunikation & Vorlagen → Datenschutz & Behandlungsvertrag

kann festgelegt werden, wie der Behandlungsvertrag verwendet werden soll.

Für eine digitale Unterschrift kann die Option „Online unterschreiben“ verwendet werden.

Kann ich Anamneseformular und Behandlungsvertrag gemeinsam versenden?

Ja.

Wenn ein Neukunde ein Anamneseformular ausfüllt und noch keinen Behandlungsvertrag unterschrieben hat, erscheint am Ende des Anamneseformulars automatisch ein zusätzlicher Schritt für den Behandlungsvertrag.

Falls eingestellt, kann dort ebenfalls eine Einwilligungserklärung angezeigt werden.

Dadurch muss nicht für jedes Dokument eine separate E-Mail versendet werden.

Kann ich einen Behandlungsvertrag separat versenden?

Ja.

In der jeweiligen Tierakte befindet sich der Bereich:

Datenschutz & Verträge

Dort kann der Behandlungsvertrag separat an den Kunden versendet werden.

Kann ich eine Datenschutzerklärung in TheraTap hinterlegen?

Ja.

Es gibt zwei Möglichkeiten:

Einen eigenen Datenschutztext in TheraTap hinterlegen und vom Kunden digital bestätigen bzw. unterschreiben lassen.
Eine bereits vorhandene Datenschutzerklärung extern bereitstellen und in TheraTap verlinken.

Weitere Informationen:

https://theratap.de/docs/kontakte-tiere/datenschutz-behandlungsvertrag/#datenschutz

Stellt TheraTap rechtssichere Vorlagen für Datenschutzerklärungen bereit?

Da die konkreten Anforderungen davon abhängen, welche Daten eine Praxis erhebt und wie diese verarbeitet werden, können wir keine allgemeingültige rechtliche Empfehlung oder rechtssichere Vorlage für die individuelle Praxis bereitstellen.

Als Orientierung kann beispielsweise die Datenschutzerklärung eines Partners angesehen werden:

https://tierphysiotherapie-lieder.de/datenschutz/

Diese dient lediglich als Beispiel und sollte an die eigenen Abläufe angepasst bzw. entsprechend geprüft werden.

Datenschutz & technische Infrastruktur

Wo werden die Daten von TheraTap gespeichert?

Die Server befinden sich in Deutschland.

Als Hosting-Anbieter wird Hetzner genutzt.

Werden Kundendaten außerhalb der EU gespeichert?

Gespeichert werden deine Daten in Deutschland. Für einzelne Verarbeitungsschritte binden wir Dienstleister ein, bei denen eine Übermittlung in die USA auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses stattfinden kann:

Stripe wickelt dein TheraTap-Abo ab. Das betrifft jede zahlende Praxis und lässt sich nicht abwählen. Verarbeitet werden dabei deine Abo- und Zahlungsdaten.
Google kommt nur ins Spiel, wenn du die Kalender-Synchronisation selbst verbindest.
KI-Funktionen: Nutzt du die KI-Sprachfunktion oder andere KI-gestützte Funktionen, werden die dafür verarbeiteten Inhalte an einen externen KI-Dienst übermittelt. Ohne gebuchtes KI-Add-on passiert das nicht.

Wer aktuell in welcher Rolle beteiligt ist, steht vollständig in der Liste der Unterauftragnehmer im AVV:

https://theratap.de/avv/

Welcher Zahlungsdienstleister wird verwendet?

Für die Zahlungsabwicklung wird Stripe verwendet. Die entsprechenden Zahlungsdaten werden über Stripe verarbeitet. Der europäische Sitz von Stripe befindet sich in Irland.

Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?

Ja.

Der AVV ist hier verfügbar:

https://theratap.de/avv/

Wie werden Daten bei TheraTap verschlüsselt?

TheraTap verwendet gängige Sicherheitsmaßnahmen und eine verschlüsselte Datenübertragung über HTTPS/TLS.

Online-Buchung & Kalender

Können Kunden Termine nur anfragen, statt sie direkt zu buchen?

Ja.

Gehe zu:

Einstellungen → Kalender & Terminbuchung → Online-Buchung

Aktiviere zunächst:

Online-Buchungskalender aktivieren

Anschließend kann die Option:

Nur Terminanfragen zulassen

aktiviert werden.

Dann müssen Termine erst bestätigt werden und werden nicht automatisch verbindlich gebucht.

Weitere Informationen:

https://theratap.de/docs/online-buchung/online-buchungskalender/#terminanfrage-oder-automatische-bestätigung

Wie richte ich die Online-Terminbuchung ein?

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du hier:

https://theratap.de/docs/online-buchung/online-buchungskalender/#einrichtung

Brauche ich eine eigene Website für die Online-Terminbuchung?

Nein.

TheraTap stellt ein öffentliches Therapeutenprofil bereit. Sobald die Online-Buchung aktiviert ist, können Kunden darüber Termine buchen bzw. anfragen.

Der Link zum Profil kann beispielsweise über folgende Kanäle geteilt werden:

WhatsApp
Instagram
E-Mail-Signatur
eigene Website

Wie passe ich mein öffentliches Therapeutenprofil an?

Gehe zu:

Einstellungen → Praxis → Öffentliches Profil

Dort können unter anderem folgende Angaben gepflegt werden:

Öffnungszeiten
Leistungen
Standort
weitere Praxisinformationen

Weitere Informationen:

https://theratap.de/docs/online-buchung/profil-verzeichnis/

Kann ich für einzelne Tage andere Buchungszeiten einstellen?

Ja.

Über den Dienstplan können einzelne Wochen oder Tage vom regulären Wochenplan abweichend eingestellt werden.

Beispiel:

Normalerweise arbeitest du montags von 08:00–12:00 Uhr, möchtest aber am 15.11. zusätzlich von 12:00–15:00 Uhr Termine anbieten.

Dazu gehst du in die entsprechende Woche, klickst auf den Tag und legst die zusätzliche Schicht an. Anschließend wählst du aus, dass die Änderung nur für diese Woche gelten soll.

Weitere Informationen:

https://theratap.de/docs/online-buchung/dienstplan/

Kann ich einzelne zusätzliche Termine freigeben, obwohl ich an diesem Tag normalerweise nicht arbeite?

Über den Dienstplan können für einzelne Wochen bzw. Tage abweichende Arbeitszeiten angelegt werden, ohne den regulären Wochenplan dauerhaft zu verändern.

Kann ich die Eingabemaske bei der Terminbuchung reduzieren?

Die Eingabemaske kann aktuell nicht vollständig individuell angepasst werden.

Viele Angaben werden benötigt, um Termine eindeutig einem Tier und Besitzer zuordnen zu können, insbesondere weil Tiernamen mehrfach vorkommen können.

Felder wie Gewicht, Größe und Geburtsdatum können jedoch optional gestaltet werden.

Google Kalender

Kann ich meinen Google-Kalender mit TheraTap verbinden?

Ja.

Gehe zu:

Termine → drei Punkte oben rechts → Google Kalender Sync

Weitere Informationen:

https://theratap.de/docs/team-verwaltung/kalender/#google-kalender--ics-abo

Ist die Google-Kalender-Synchronisation beidseitig?

Ja. Standardmäßig läuft die Synchronisation in beide Richtungen:

TheraTap-Termine werden in deinem Google-Kalender angezeigt.
Google-Termine werden in TheraTap angezeigt.

Wenn du die Synchronisation nur in eine Richtung nutzen möchtest, kannst du den Import von Google-Terminen in TheraTap deaktivieren. Deine TheraTap-Termine werden dann weiterhin an Google übertragen.

Beachte dabei: Beim Deaktivieren werden bereits importierte Google-Termine aus TheraTap entfernt. Du kannst die Option auch schon vor dem Verbinden festlegen.

Nutzung auf iPad, Smartphone & unterwegs

Kann ich TheraTap auf einem iPad nutzen?

Ja. TheraTap kann auf dem iPad über den Browser genutzt werden.

Gibt es eine TheraTap-App für iOS oder Android?

Aktuell gibt es keine klassische TheraTap-App, die über den App Store installiert werden muss.

TheraTap kann direkt aus dem Browser auf dem Startbildschirm installiert werden und verhält sich dadurch ähnlich wie eine App.

Für iOS und Android gibt es Demo-Videos, die den Installationsvorgang Schritt für Schritt zeigen.

Kann ich TheraTap ohne Internet nutzen?

Ja. TheraTap verfügt über einen Offline-Modus.

Dieser ist insbesondere für mobile Therapeuten gedacht, die beispielsweise im Stall oder beim Tierhalter vor Ort keine zuverlässige Internetverbindung haben.

Weitere Informationen:

https://theratap.de/docs/offline-modus/offline-modus/

Meine Eingaben gehen bei einer schlechten Hotspot-Verbindung verloren. Was kann ich tun?

Bei instabilen mobilen Verbindungen empfiehlt sich der Offline-Modus.

Gerade bei einer Verbindung über einen Smartphone-Hotspot kann die Verbindung kurzfristig abbrechen oder schwanken. Der Offline-Modus ist für solche Situationen vorgesehen.

Anleitung:

https://theratap.de/docs/offline-modus/offline-modus/

Ich habe versehentlich den Mikrofonzugriff deaktiviert. Wie aktiviere ich ihn wieder?

Die Mikrofonberechtigung wird über die Einstellungen des jeweiligen Geräts bzw. Browsers gesteuert und nicht direkt über TheraTap.

Da sich der Ablauf je nach Gerät unterscheidet, empfiehlt sich beispielsweise eine Suche nach:

Mikrofon Berechtigung aktivieren + [Gerät]

Rechnungen & Buchhaltung

Kann ich eigene Leistungen und Preise für Rechnungen anlegen?

Ja. Eigene Leistungen, Preise und weitere Angaben können individuell hinterlegt werden.

Muss ich nach GOT abrechnen?

TheraTap zwingt dich zu nichts: Du kannst durchgängig mit eigenen Leistungen und eigenen Preisen abrechnen.

Ob du an die GOT gebunden bist, entscheidet allerdings dein Berufsstand und nicht die Software. Tierärzt:innen sind verpflichtet, sich an die Gebührenordnung für Tierärzte zu halten. Tierheilpraktiker:innen, Physiotherapeut:innen und Osteopath:innen sind es nicht und können sie als Orientierung nutzen.

Wenn du nach GOT abrechnest, ist die Gebührenordnung für Tierärzte (GOT, Fassung vom 22.11.2022) integriert: Du wählst Leistungen aus dem Katalog, legst den Faktor pro Position fest, und Preise und Beschreibungen wandern automatisch in die Rechnung. Der Zugriff darauf besteht in allen Tarifen.

Warum wird auf meiner Rechnung das TheraTap-Logo angezeigt?

Damit das eigene Logo auf Rechnungen erscheint, muss unter:

Einstellungen → Praxis → Design & Briefbogen

ein Logo hinterlegt sein. Dort legst du auch fest, wie groß es erscheint und an welcher Stelle.

Ist dort kein Logo hinterlegt, kann standardmäßig das TheraTap-Logo erscheinen.

Wird das Logo auf bereits finalisierten Rechnungen nachträglich geändert?

Nein.

Sobald eine Rechnung finalisiert wurde, bleibt sie unverändert. Wird anschließend ein neues Logo hochgeladen, wird dieses nur für neu erstellte Rechnungen verwendet.

Wofür sind „Einleitungstext“ und „Nachbemerkung“ bei Rechnungen?

Mit diesen beiden Feldern hinterlegst du zusätzliche Texte auf der Rechnung: Der Einleitungstext steht oberhalb der Rechnungspositionen, die Nachbemerkung darunter. Typisch sind eine persönliche Anrede, ein Zahlungshinweis oder eine Dankesformel.

Den Einleitungstext passt du direkt an der jeweiligen Rechnung an. Standardtexte, die dir automatisch vorgeschlagen werden, legst du in den Rechnungseinstellungen fest, damit du sie nicht jedes Mal neu schreiben musst.

Kann ich Mahnungen oder Zahlungserinnerungen direkt über TheraTap versenden?

Aktuell gibt es dafür noch keine direkte Funktion.

Der Wunsch wurde aufgenommen und steht auf der Liste für zukünftige Erweiterungen.

Gibt es Quittungen als eigenen Dokumenttyp?

Eine eigene Quittungsfunktion befindet sich in Entwicklung und soll es ermöglichen, neben Rechnung und Stornorechnung auch eine Quittung zu erstellen.

Gibt es eine direkte Kartenzahlungsintegration?

Aktuell gibt es noch keine direkte Integration eines Kartenzahlungsanbieters.

Eine mögliche Integration von Zahlungsdienstleistern ist ein Thema, das für zukünftige Erweiterungen betrachtet wird.

Gibt es eine Lexware-Integration?

Ja. TheraTap lässt sich mit LexWare Office (früher lexoffice) verbinden. Rechnungen werden dabei automatisch als Rechnungsentwurf übergeben, und Kontaktdaten werden synchronisiert.

Eingerichtet wird die Verbindung über Einstellungen → Abrechnung → Rechnungswesen. Dort hinterlegst du deinen Lexware API-Schlüssel und die Standardtexte für die übergebenen Rechnungen. Die Funktion ist ab dem Profi-Tarif verfügbar.

Für die klassische Lexware-Desktop-Software gibt es keine direkte Anbindung. Buchhaltungsdaten kannst du aber exportieren und dort weiterverarbeiten.

Weitere Informationen:

https://theratap.de/docs/team-verwaltung/lexoffice/

Kann ich Daten für meinen Steuerberater exportieren?

Rechnungs- bzw. Buchhaltungsdaten können exportiert und für die weitere Verarbeitung bzw. Übergabe an den Steuerberater verwendet werden.

Kann ich getrennte Rechnungen erstellen?

Eine erweiterte Funktion zur getrennten Rechnungsstellung ist noch nicht vollständig umgesetzt.

Der Wunsch wurde bereits mehrfach geäußert und steht auf der Liste für die weitere Entwicklung.

E-Mails & Kommunikation

Wo stelle ich meine E-Mail-Signatur ein?

Die Einstellungen zur Signatur befinden sich im Bereich der Benachrichtigungs- bzw. E-Mail-Einstellungen.

Kann ich meine komplette E-Mail-Signatur als Bild einfügen?

Eine Signatur ausschließlich als Bild empfehlen wir nicht.

Der Nachteil ist, dass beispielsweise Telefonnummer und Website nicht separat angeklickt werden können. Das Praxislogo wird außerdem bereits im oberen Bereich der E-Mails angezeigt.

Empfohlen wird daher eine Textsignatur, in der Telefonnummer und Website direkt verlinkt werden können.

Wenn unbedingt ein Logo innerhalb der Signatur verwendet werden soll, kann das Bild beispielsweise in der WordPress-Mediathek der eigenen Website hinterlegt werden. Über die direkte Bild-URL kann die Signatur anschließend gegebenenfalls per HTML eingebunden werden.

Warum funktionieren meine Variablen in E-Mail-Vorlagen nicht?

Die Variablennamen müssen exakt den von TheraTap vorgesehenen Variablen entsprechen.

Die verfügbaren Variablen findest du unter:

Einstellungen → Text- & E-Mail-Vorlagen → Verfügbare Variablen

Beispielsweise muss für bestimmte Datums-/Terminangaben {{datetime}} statt {{Datum}} verwendet werden.

Kann ich sehen, welche Nachrichten über TheraTap versendet wurden?

Ja. Das E-Mail-Protokoll zeigt dir in jeder Kontakt- und Tierakte im Reiter E-Mails, welche Nachricht wann an wen rausgegangen ist — mit Versandstatus (gesendet, zugestellt, geöffnet, fehlgeschlagen) und den mitgeschickten Anhängen. Befunde, Rechnungen, Therapiepläne und Dokumente tragen zusätzlich ein Häkchen mit Versanddatum, das dich direkt zur Originalmail bringt.

Es handelt sich um ein internes Lese-Postfach, nicht um einen zweiten Mailclient. Das Protokoll hängt jeweils am Kontakt bzw. am Tier — eine praxisweite Liste aller Nachrichten über alle Kontakte hinweg gibt es nicht.

Verfügbar ab dem Profi-Tarif.

Weitere Informationen:

https://theratap.de/docs/kontakte-tiere/email-protokoll/

Kann ich meine eigene E-Mail-Adresse mit TheraTap verbinden und darüber versenden?

Eine vollständige Anbindung des eigenen E-Mail-Postfachs für den Versand ist aktuell nicht Bestandteil des bestehenden Workflows.

Kann ich beim Versand eines Anamneseformulars einen eigenen E-Mail-Text hinterlegen?

Die E-Mail-Kommunikation und die zugehörigen Vorlagen werden laufend erweitert. Individuelle Texte können in den entsprechenden E-Mail- und Textvorlagen gepflegt werden, soweit sie für den jeweiligen Versandtyp zur Verfügung stehen.

Dokumente & Vorlagen

Warum erscheint mein Design nur auf der ersten Seite eines Behandlungsplans?

Das ist bewusst so umgesetzt.

Dokumentendesigns können sehr unterschiedlich aufgebaut sein. Würde das Design automatisch auf jeder Folgeseite verwendet, könnten sich Inhalte und Designelemente überlagern.

Da eine mehrseitige Designlogik bisher nur vereinzelt angefragt wurde und technisch vergleichsweise aufwendig ist, wird das individuelle Design derzeit nur auf der ersten Seite verwendet.

Funktionieren Variablen in Dokumentvorlagen?

Ja. Variablen können in Dokumentvorlagen verwendet werden.

In der Vorschau werden weiterhin die Variablennamen angezeigt. Erst beim Erzeugen des tatsächlichen PDFs werden diese durch die entsprechenden Werte ersetzt.

Das ist so vorgesehen.

Kann ich einen Arztbrief erstellen, ohne dass die Daten des Tierhalters als Empfänger erscheinen?

Als derzeitige Übergangslösung kann dafür eine eigene Dokumentenvorlage „Arztbrief“ verwendet werden.

Der Ablauf:

In der Tierakte den verknüpften Tierarzt öffnen.
In dessen Akte zu Dokumente wechseln.
Ein neues Dokument auf Basis der Vorlage „Arztbrief“ erstellen.

Die Vorlage kann unter Einstellungen → Inhalte → Dokumentvorlagen individuell angepasst werden.

Im PDF können dadurch die eigenen Praxisdaten und die Daten des Tierarztes als Briefkopf bzw. Empfänger verwendet werden.

Dies ist zunächst ein Workaround, bis eine speziell dafür vorgesehene Funktion umgesetzt wird.

Textbausteine

Wo finde ich meine erstellten Textbausteine?

Textbausteine werden entsprechend ihrer Kategorie in den Editoren angezeigt, in denen diese Kategorie unterstützt wird.

Wenn ein Textbaustein nicht erscheint, sollte zunächst geprüft werden, unter welcher Kategorie er gespeichert wurde.

Gibt es Textbausteine für Rechnungen?

Ja. Die Kategorie „Rechnung“ wurde ergänzt und kann für entsprechende Textbausteine verwendet werden.

Kann ich einen Behandlungsvertrag als Link in einen Textbaustein einfügen?

Ja.

Im Editor gibt es neben den Formatierungen für fett, kursiv und durchgestrichen auch eine Link-Funktion.

Beispielsweise kann das Wort „Behandlungsvertrag“ markiert und anschließend mit der entsprechenden URL verknüpft werden.

Patienten, Kunden & Suche

Muss ich bei Tierphysiotherapie und Tierheilpraktik zwei Profile für dasselbe Tier anlegen?

Nein.

Für jedes Tier wird eine gemeinsame Tierakte angelegt. Darin können unterschiedliche Behandlungen und Therapieformen dokumentiert werden.

Ein separates Profil für Physiotherapie und Tierheilpraktik ist nicht notwendig.

Gibt es eine Suchfunktion für Patienten und Kunden?

Ja.

Ganz oben in TheraTap befindet sich eine allgemeine Suchleiste. Darüber können sowohl Patienten/Tiere als auch Kunden gesucht werden.

Es ist daher nicht notwendig, lange Listen manuell durchzuscrollen.

Stempelkarten & Guthaben

Können mehrere Tiere eines Besitzers jeweils eine eigene Stempelkarte haben?

Die Stempelkarten wurden ursprünglich besitzerbezogen aufgebaut.

Als Erweiterung soll es möglich sein, mehrere Stempelkarten pro Besitzer zu führen. Über das Notizfeld kann dann beispielsweise festgehalten werden, für welches Tier die jeweilige Stempelkarte gedacht ist.

Gibt es Wertguthaben oder Guthabenkarten?

Eine spezielle Guthabenfunktion, bei der ein vorausbezahlter Betrag bei späteren Rechnungen verrechnet wird, gibt es aktuell noch nicht.

Der Wunsch nach:

kundenbezogenen Guthaben,
tierbezogenen Guthaben,
automatischer Verrechnung,
Anzeige des Restguthabens auf Rechnungen

wurde aufgenommen und steht auf der Liste für zukünftige Erweiterungen.

Checkups & Erinnerungen

Können Tierhalter automatisch an einen fälligen Checkup erinnert werden?

Ja. In der Tierakte kann ein Checkup-Intervall hinterlegt werden, über das der Tierhalter entsprechend erinnert werden kann.

Sehe ich als Therapeut auf dem Dashboard, welche Checkups fällig sind?

Ja. Auf dem Dashboard zeigt dir die Kachel Anstehende Vorsorge praxisweit über alle Patienten hinweg, was bereits überfällig ist oder in den nächsten 30 Tagen fällig wird. Überfälliges ist rot markiert.

Über Alle anzeigen kommst du von dort in den Bereich Nachfassen. Dort lässt sich der Zeitraum bis auf 90 Tage erweitern, und du siehst zusätzlich Tiere, die lange nicht behandelt wurden oder keinen Folgetermin haben.

Bilder & Dateien

Kann ich mehrere Bilder gleichzeitig in eine Patientenakte hochladen?

Ja. Im Bereich Medien der Tierakte kannst du mehrere Dateien auf einmal auswählen oder sie gemeinsam in das Upload-Feld ziehen.

Fahrtenbuch

Gibt es ein Fahrtenbuch in TheraTap?

Aktuell gibt es noch kein integriertes Fahrtenbuch bzw. keine vollständige Anfahrtsdokumentation.

Der Wunsch wurde bereits mehrfach geäußert und steht auf der Liste für zukünftige Erweiterungen.

Bis dahin nutzen viele mobile Therapeuten separate Fahrtenbuch-Apps oder andere externe Lösungen.

Unterwasserlaufband

Kann ich Werte vom Unterwasserlaufband dokumentieren und als Verlauf darstellen?

Ja. Für das Unterwasserlaufband kannst du die typischen Parameter strukturiert erfassen, zum Beispiel:

Geschwindigkeit
Steigung
Wasserstand — als Auswahl nach Körperteil, von der Pfote über Karpus, Sprunggelenk und Knie bis zu Ellenbogen, Bauch und Schulter
Wasserhöhe in Zentimetern, wenn du es genauer festhalten möchtest
Wassertemperatur
Intervalle

Dazu kommen Angaben zum Handling — etwa Einsetzen, Schwimmnudel oder Schwimmweste — und zu Gewichtsmanschetten.

Die zuletzt erfassten Werte des Tieres werden bei der nächsten Behandlung automatisch vorausgefüllt, sodass du nicht jedes Mal alles neu eintragen musst.

Den Verlauf kannst du anschließend direkt in der Tierakte über die gesamte Behandlungsserie nachvollziehen – sowohl als Chart als auch in einer Tabelle.

Zusätzlich kannst du den Verlauf als PDF exportieren.

Allgemeine Fragen

Wird TheraTap laufend weiterentwickelt?

Ja. TheraTap wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Viele neue Funktionen entstehen direkt aus dem Feedback der Nutzer. Wünsche und Verbesserungsvorschläge werden gesammelt, intern bewertet und – wenn sie für den Praxisalltag sinnvoll und technisch umsetzbar sind – in die weitere Entwicklung aufgenommen.

Wo finde ich Anleitungen zu TheraTap?

Die zentrale Dokumentation findest du unter:

https://theratap.de/docs/

Dort gibt es Anleitungen und Erklärungen zu den verschiedenen Bereichen und Funktionen von TheraTap.

Ich habe eine Funktion oder Einstellung nicht gefunden. Was soll ich tun?

Wenn eine Funktion trotz Dokumentation nicht gefunden wird oder sich TheraTap anders verhält als erwartet, am besten möglichst genau beschreiben:

in welchem Bereich das Problem auftritt,
welche Schritte durchgeführt wurden,
was erwartet wurde,
was stattdessen passiert.

Ein Screenshot ist bei Darstellungs- oder Einstellungsproblemen ebenfalls hilfreich.

So kann der Support das Problem schneller nachvollziehen und prüfen, ob es sich um eine Einstellung, einen Bedienungsfehler oder einen Punkt handelt, der angepasst werden sollte.