Erste Schritte mit TheraTap

Willkommen bei TheraTap! Diese Anleitung führt dich durch die komplette Einrichtung deiner Praxis – von der ersten Anmeldung bis zur Online-Terminbuchung auf deiner eigenen Website. Du kannst die Schritte am Stück durchgehen oder dir einzelne Abschnitte herauspicken. Was du nicht sofort brauchst (z. B. Team, Online-Buchung, Rechnungen), kannst du jederzeit später nachholen.

So nutzt du diese Anleitung

Geh die zehn Stationen nacheinander durch. Pflichtschritte für jede:n sind 1, 5, 6 und 7. Die übrigen Punkte – Team, Rechnungswesen, Anamnese-Formulare, Online-Buchung – sind optional, lohnen sich aber für den Praxisalltag.

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Auf einen Blick

In 5 Minuten startklar

Konto erstellen, Praxisdaten hinterlegen, ersten Befundbogen starten – ohne lange Einrichtung.

Professionelle Befundung

Tiermodelle, KI-Sprachfunktion, Checklisten und Fotos – alles in einer Befundbogenansicht.

Online-Terminbuchung

Buchungsseite einrichten und Termine direkt von Kund:innen anfragen lassen.

Überall & offline nutzbar

Arbeite auf Smartphone, Tablet oder Desktop – auch ohne Internetverbindung.

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1. Konto erstellen und Praxisdaten hinterlegen

1. Registrieren

   Erstelle dein Konto unter go.theratap.de. Du brauchst nur eine E-Mail-Adresse – die Registrierung dauert weniger als eine Minute.

2. Praxisdaten eintragen

   Öffne Einstellungen → Unternehmen und hinterlege:

   • Praxisname und Rechtsform (Einzelpraxis, GbR, GmbH, …)
   • Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Land)
   • Telefon und Kontakt-E-Mail
   • Website (optional)

   Diese Daten übernimmt TheraTap automatisch auf PDFs, Verträgen, E-Mails an Tierhalter:innen und auf deiner öffentlichen Buchungsseite – du musst sie nirgendwo doppelt eingeben.

3. Logo und Briefbogen hochladen

   Im selben Bereich findest du zwei wichtige Felder:

   Feld	Empfehlung
   Logo	Quadratisch oder rechteckig, PNG mit transparentem Hintergrund. Erscheint auf PDFs, der Buchungsseite und in E-Mails.
   Briefbogen	A4-Hintergrund als JPG oder PNG, mind. 2480 × 3508 px (300 dpi). Liegt als Hintergrund hinter allen PDFs, Verträgen und Berichten.

   Du hast noch keinen Briefbogen?

   Kein Problem. Du kannst TheraTap ohne Briefbogen nutzen – PDFs werden dann mit deinem Logo und den Praxisdaten oben generiert. Den Briefbogen kannst du jederzeit nachreichen.

4. Befundfarben und Berichts-Layout anpassen

   Unter Einstellungen → Befundbögen & Berichte legst du fest, in welchen Farben Markierungen auf den Tiermodellen erscheinen (Verspannungen, Blockaden, Kommentare) und wie Anamnese-Tabellen im PDF angeordnet werden. Die Standardwerte funktionieren sofort – das ist also rein Feinschliff fürs Corporate Design.

Mehr dazu unter Praxisdaten & Grundeinstellungen.

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2. Team einladen

Wann brauche ich das?

Diesen Schritt kannst du überspringen, wenn du allein arbeitest. Ist deine Praxis später mehrköpfig, kommst du jederzeit hierher zurück.

1. Teamverwaltung öffnen

   Navigiere zu Einstellungen → Benutzer. Du siehst eine Übersicht aller Teammitglieder mit Name, E-Mail und Rolle.

2. Mitglied einladen

   Klicke auf Mitglied hinzufügen und trage Vorname, Nachname, E-Mail und Rolle ein:

   Rolle	Berechtigung
   Administrator	Voller Zugriff inkl. Einstellungen, Abrechnung und Team-Verwaltung
   Editor	Tagesgeschäft: Kontakte, Tiere, Befundbögen, Termine – aber keine Einstellungen oder Löschungen

   TheraTap sendet automatisch einen Einladungslink zum Passwort-Setzen. Hat die Person bereits ein TheraTap-Konto, wird sie direkt dem Team hinzugefügt.

3. Zuständigkeiten zuweisen

   Bei Tieren, Terminen, Kontakten und Aufgaben gibt es das Feld Zuständige Person. So legst du fest, wer welche Patient:innen betreut – im Kalender kannst du anschließend nach Teammitglied filtern.

Mehr dazu unter Team & Rollen.

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3. Rechnungswesen einrichten

Wann brauche ich das?

Sobald du die erste Rechnung schreiben willst. Wenn du derzeit noch über ein anderes Tool abrechnest, kannst du diesen Schritt zunächst überspringen.

1. Buchhaltungs-Provider wählen

   Unter Einstellungen → Rechnungswesen entscheidest du dich für einen der beiden Wege:

   Provider	Empfehlung
   TheraTap	Komplettes Rechnungssystem in der App – SEPA-QR-Code, DATEV-Export und XRechnung inklusive. Ideal für die meisten Praxen.
   LexWare Office	Befundbögen werden als Rechnungsentwurf an LexWare übergeben. Sinnvoll, wenn du dort bereits deine Buchhaltung führst.

2. Steuerdaten hinterlegen

   Trage Steuernummer, USt-IdNr. und ggf. die Kleinunternehmerregelung ein. TheraTap blendet die Umsatzsteuer auf Rechnungen automatisch korrekt aus, wenn du Kleinunternehmer:in bist.

3. Bankverbindung eingeben

   IBAN und BIC einmal eintragen – TheraTap erzeugt daraus automatisch einen SEPA-QR-Code auf jeder Rechnung, den Kund:innen direkt in ihrer Banking-App scannen können.

4. Nummernkreis festlegen

   Definiere Präfix, Jahresformat und Startzähler deiner Rechnungsnummern (z. B. RE-2026-0001). TheraTap zählt anschließend lückenlos hoch – wichtig für eine GoBD-konforme Buchführung.

5. Artikel anlegen (optional)

   Unter Einstellungen → Artikel legst du wiederkehrende Leistungen und Produkte mit Preis, Steuersatz und Einheit an. Diese kannst du beim Rechnungsschreiben per Klick einfügen.

Mehr dazu unter Rechnungseinstellungen und Rechnungen erstellen.

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4. Anamnese-Formulare einrichten

Warum jetzt schon?

Wenn du gleich Termine vergibst, ist es schlau, deine Anamnese-Formulare vorher anzulegen – dann kannst du sie direkt mit der Terminbestätigung verschicken und Tierhalter:innen füllen alles vorab in Ruhe aus.

1. Formular anlegen

   Öffne Einstellungen → Anamnese-Formulare und klicke auf + Neues Formular. Vergib einen Namen (z. B. „Erstanamnese Pferd”) und wähle die zugehörigen Tierarten (Pferd, Hund, Katze oder Sonstige).

   Schneller Start mit Pferden

   Beim Anlegen kannst du Pferde-Vorlage laden klicken – das übernimmt über 40 vordefinierte Felder zu Haltung, Fütterung, Hufbeschlag, Vorerkrankungen und mehr. Du kannst die Vorlage anschließend frei anpassen.

2. Felder zusammenstellen

   Per + Feld hinzufügen baust du das Formular auf. Verfügbare Feldtypen u. a.: Textfeld, Mehrzeilig, Auswahl, Checkbox, Datum, Zahl, Datei-Upload, Überschrift. Per Drag & Drop ordnest du die Reihenfolge.

3. Als Standard markieren

   Aktiviere Standard-Formular, damit TheraTap es automatisch verwendet, wenn kein tierartspezifisches Formular passt. Für jede Tierart kannst du zusätzlich ein eigenes Formular hinterlegen.

Den Link zum Formular kannst du anschließend aus jeder Tierakte oder direkt bei der Terminerstellung per E-Mail, SMS oder WhatsApp verschicken – Tierhalter:innen füllen es ohne Login im Browser aus, und die Antworten landen automatisch in TheraTap.

Mehr dazu unter Anamnese-Formulare.

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5. Kontakte und Patient:innen anlegen oder importieren

In TheraTap sind Kontakte die Tierhalter:innen und Tiere die Patient:innen. Beide werden getrennt verwaltet und intelligent miteinander verknüpft – ein Kontakt kann mehrere Tiere haben, ein Tier mehrere Bezugspersonen.

Variante A: Einzeln anlegen

1. Kontakt erstellen

   Oben rechts auf + Erstellen → Neuer Kontakt oder über Kontakte → + Neuer Kontakt. Pflichtfeld ist nur der Name, aber für die spätere Kommunikation (E-Mail-Versand, SMS-Erinnerungen, Rechnungen) lohnt es sich, E-Mail, Telefon und Adresse direkt einzutragen.

2. Tier anlegen und zuordnen

   Über + Erstellen → Neues Tier oder direkt aus der Kontaktansicht. Trage Tierart, Rasse, Geburtsdatum, Geschlecht, Gewicht, Chipnummer und Besonderheiten ein. Verknüpfe das Tier mit der Tierhalter:in und – optional – mit Tierarzt/Tierärztin und Stall.

Variante B: Bestandskund:innen per CSV importieren

Wenn du aus einem anderen System wechselst, musst du Kontakte nicht abtippen:

1. CSV-Vorlage herunterladen

   Gehe zu Kontakte → Importieren. Lade dir die Vorlage als CSV herunter – sie enthält alle Spalten, die TheraTap erkennen kann.

2. Daten eintragen

   Öffne die Datei in Excel, Numbers oder Google Sheets, fülle deine Bestandskund:innen ein und speichere sie wieder als CSV.

3. Hochladen und prüfen

   Lade die CSV in TheraTap hoch. Vor dem finalen Import zeigt TheraTap eine Vorschau, in der du Spalten zuordnen und Fehler korrigieren kannst.

Tipp

Bei Online-Buchungen und über Anamnese-Formulare legen sich Kontakte später automatisch selbst an – du musst Neuanmeldungen also nicht von Hand übertragen.

Mehr dazu unter Kontakte & Tierakte.

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6. Ersten Befundbogen starten und dokumentieren

1. Befundbogen anlegen

   • Schnell: Oben rechts auf Neuer Befundbogen → Tier auswählen.
   • Aus der Tierakte: Tier öffnen → + Neuer Befundbogen.

   Die Befundbogenansicht öffnet sich mit dem passenden Tiermodell für Pferd, Hund oder Katze.

2. Befund dokumentieren

   In einer einzigen Ansicht stehen dir alle Werkzeuge zur Verfügung:

   Funktion	Beschreibung
   Tiermodelle	Markierungen auf über 50 anatomischen Ansichten – Verspannungen, Blockaden, Schmerzpunkte
   KI-Sprachfunktion	Befunde freihändig einsprechen – die KI ordnet alles den richtigen Feldern zu
   Anamnese & Checklisten	Strukturierte Felder, die du in den Einstellungen frei anpassen kannst
   Textbausteine	Wiederkehrende Formulierungen per Klick einfügen
   Medien	Fotos, Videos und Dateien direkt anhängen

   Tipp

   Du arbeitest mobil am Tier? Nutze die KI-Sprachfunktion – sprich deine Beobachtungen einfach ein und behalte die Hände frei. Auch ohne Internet: TheraTap funktioniert im Offline-Modus und synchronisiert später automatisch.

3. Therapieplan anlegen (optional)

   Direkt aus dem Befundbogen kannst du einen Therapieplan erstellen – mit Übungen, Frequenz, Dauer und Bildern. Den Plan bekommt die Tierhalter:in als PDF mit nach Hause.

4. Befundbogen speichern

   TheraTap speichert kontinuierlich automatisch – nichts geht verloren. Sobald du fertig bist, kannst du den Bericht versenden, einen Folgetermin anlegen oder den Befundbogen als Vorlage duplizieren.

Mehr dazu unter Befundung & Dokumentation.

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7. Bericht erstellen und an Tierhalter:innen senden

1. PDF erzeugen

   Klicke im Befundbogen auf PDF erstellen. TheraTap generiert einen professionellen Bericht mit deinem Logo, Briefbogen, Tiermodell-Grafiken (inkl. Markierungen) und allen Befunddaten. Wähle pro Bericht, welche Abschnitte enthalten sein sollen – Anamnese, Befund, Therapieplan, Medien.

2. Per E-Mail versenden

   Über E-Mail senden verschickst du den Bericht direkt aus TheraTap. Empfänger:in, Betreff und Text sind vorausgefüllt – du kannst eine E-Mail-Vorlage verwenden oder den Text individuell anpassen. Der Versand erfolgt über deine Praxis-Mailadresse.

3. Verlauf einsehen

   Jede verschickte E-Mail ist im Postausgang des Befundbogens und in der Tierakte sichtbar – inklusive Lese- und Klick-Status.

Mehr als nur Berichte

Auf dem gleichen Weg verschickst du Therapiepläne, Rechnungen, Verträge und Einwilligungen. Verträge können Tierhalter:innen sogar digital unterschreiben, bevor der nächste Termin stattfindet.

Mehr dazu unter PDF-Export und E-Mail-Versand.

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8. Termine planen

1. Kalender öffnen

   Über die Hauptnavigation gelangst du in den Kalender. Wechsle zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansicht und filtere bei Bedarf nach Teammitglied oder Ressource.

2. Neuen Termin anlegen

   Klicke ins gewünschte Zeitfenster oder oben rechts auf + Erstellen → Neuer Termin. Ordne Tier, Tierhalter:in, Behandlungsart und ggf. Teammitglied zu.

3. Automatische Anamnese-Vorbereitung

   Sobald ein Patient zugeordnet ist, bereitet TheraTap automatisch eine Anamnese-Formular-Einsendung vor – mit dem passenden Formular für die Tierart und vorausgefüllt mit den Daten der letzten Einsendung. Du kannst den Link mit einem Klick mitsenden.

4. Erinnerung aktivieren

   Im Termin kannst du eine automatische Erinnerung per E-Mail oder SMS auslösen – standardmäßig 24 Stunden vorher. Vorlagen passt du unter E-Mail-Vorlagen oder Terminerinnerungen an.

5. Route planen (für mobile Therapeut:innen)

   Wenn du Tiere am Stall oder zu Hause behandelst, hilft dir die Tourenplanung, deine Tagestermine auf der Karte zu planen und zu optimieren.

Mehr dazu unter Kalender & Terminübersicht.

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9. Online-Terminbuchung einrichten

Wann brauche ich das?

Wenn du Tierhalter:innen erlauben willst, selbst Termine zu buchen – rund um die Uhr, ohne Telefon und E-Mail-Pingpong. Du kannst zwischen sofortiger Bestätigung und manuellem Bestätigen wählen.

1. Öffentliches Profil ausfüllen

   Unter Einstellungen → Öffentliches Profil legst du fest:

   • Beschreibung, Leistungen und Spezialisierungen
   • Öffnungszeiten und Standort
   • Sichtbarkeit im Therapeutenverzeichnis
   • Links zu Datenschutzerklärung und AGB

2. Behandlungsarten anlegen

   Unter Einstellungen → Behandlungsarten definierst du jede buchbare Leistung mit Name, Dauer, Preis und optionaler Beschreibung. Inaktive Behandlungsarten bleiben für die interne Nutzung erhalten, sind aber online nicht buchbar.

   Mehr unter Behandlungsarten.

3. Arbeitszeiten und Ausnahmen festlegen

   Unter Einstellungen → Arbeitszeiten trägst du pro Wochentag ein, wann du buchbar bist – auch mehrere Zeitfenster pro Tag sind möglich. Urlaub, Fortbildungen und freie Tage definierst du als Verfügbarkeits-Ausnahmen.

4. Buchungsregeln konfigurieren

   Unter Einstellungen → Buchungseinstellungen legst du fest:

   Einstellung	Empfehlung
   Vorlaufzeit	Wie lange vor einem Termin frühestens gebucht werden darf (z. B. 24 Stunden)
   Buchungszeitraum	Wie weit im Voraus gebucht werden kann (z. B. 60 Tage)
   Pufferzeit	Pause zwischen zwei Terminen (z. B. 15 Minuten)
   Nur Anfragen	Termine müssen von dir bestätigt werden, statt direkt zu landen

5. Buchung aktivieren

   Setze den Schalter Online-Buchungskalender aktivieren. Ab sofort:

   • Ist deine öffentliche Buchungsseite erreichbar
   • Können Kund:innen Terminanfragen stellen
   • Erscheint ein „Jetzt Termin buchen”-Button auf deinem Profil

Mehr dazu unter Online-Buchungskalender.

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10. Buchungslink auf deiner eigenen Website einbinden

1. Eigenen Buchungslink kopieren

   Unter Einstellungen → Buchungseinstellungen findest du deine persönliche Buchungs-URL (z. B. go.theratap.de/deine-praxis). Diesen Link kannst du überall teilen – E-Mail-Signatur, Instagram-Bio, WhatsApp-Status, Visitenkarte als QR-Code.

2. Buchungskalender direkt einbetten

   Im selben Bereich gibt es Buchungskalender einbetten mit drei Code-Varianten – wähle die, die zu deiner Website-Technik passt:

   Variante	Wann sinnvoll
   Custom Element (Web Component)	Moderne Websites, schlanke Integration, passt sich dem Layout an
   Div-Container	Wenn du Position und Größe des Kalenders auf deiner Seite selbst steuern willst
   iFrame	Universell – funktioniert in jedem Website-Baukasten (WordPress, Jimdo, Wix, Squarespace …)

   Klicke auf Code kopieren und füge ihn an der gewünschten Stelle in deine Website ein. Tierhalter:innen können dann direkt von deiner Website aus buchen, ohne dass die Seite verlassen wird.

3. Auf einer separaten Buchungs-Unterseite einbinden (empfohlen für Websites mit eigenem Menü)

   Lege auf deiner Website eine Seite „Termin buchen” an und füge dort den Einbettungscode ein. Diese Seite verlinkst du im Hauptmenü – so finden Besucher:innen den Weg zur Terminbuchung intuitiv.

WordPress, Jimdo, Wix & Co.

In allen gängigen Website-Baukästen gibt es einen Block „HTML-Code einfügen” (auch „Embed”, „Custom HTML” oder „Codeblock”). Genau dort fügst du den iFrame-Code ein – fertig. Kein Plug-in, keine Installation, keine Programmierkenntnisse nötig.

Mehr dazu unter Öffentliche Buchungsseite.

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Mehr entdecken

Wenn die Basics stehen, lohnt sich der Blick auf diese Funktionen:

Textbausteine

Vorlagen für Befunde, Verträge und Nachrichten anlegen. Mehr erfahren →

Vorsorge

Impfungen, Entwurmungen und Kontrollen automatisch im Blick. Mehr erfahren →

Stempelkarten

Kund:innenbindung mit digitalen 10er-Karten. Mehr erfahren →

GOT-Abrechnung

Verrechnung nach Gebührenordnung – automatisch korrekt. Mehr erfahren →

Verträge & Dokumente

Einwilligungen digital unterschreiben lassen. Mehr erfahren →

Aufgaben

To-dos für dich und dein Team verwalten. Mehr erfahren →

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Nächste Schritte

• Befundung & Dokumentation – Der komplette Dokumentations-Workflow
• KI-Sprachfunktion – Befunde freihändig einsprechen
• Online-Buchungskalender – Termine online verwalten
• Kontakte & Tierakte – Patient:innen und Besitzer:innen im Blick
• Rechnungen erstellen – Vom Befund zur Rechnung
• Offline-Modus – Arbeiten ohne Internet