TheraTap von oben nach unten.

1. Die Seitenleiste

   Links stehen alle Bereiche. Auf dem Handy öffnest du sie über das Menü-Symbol oben links. Die wichtigsten Einträge:

   Eintrag	Was du dort findest
   Dashboard	Heutige Termine, offene Aufgaben, letzte Befunde, Geburtstage
   Flow	Tagesboard: Wer ist da, wer ist in Behandlung, wer muss abgerechnet werden
   Tiere	Alle Tiere mit ihrer Tierakte (Befunde, Termine, Rechnungen, Dateien)
   Kontakte	Alle Tierhalter:innen, Ställe, Tierärzt:innen
   Termine	Der Kalender
   Terminanfragen	Online gebuchte Termine, die du noch bestätigen musst
   Rechnungen	Alle Rechnungen mit Status (Entwurf, offen, bezahlt, überfällig)
   Kassenbuch	Alle Zahlungen, Barkasse und Kassenabschluss
   Einstellungen	Unter Konto: Praxisdaten, Formulare, Rechnungswesen und alles Weitere

2. „+ Erstellen“ oben rechts

   Von jeder Seite aus legst du hier das Wichtigste neu an: Neues Tier, Neuer Kontakt, Neuer Termin, Neuer Befundbogen, Rechnung erstellen, eine Aufgabe, eine E-Mail oder ein Anamneseformular zum Verschicken.

3. Suchen

   Oben auf Suchen... klicken oder Strg+K (Mac: ⌘+K) drücken. Ab drei Buchstaben findest du Tiere und Kontakte. Enter öffnet den ersten Treffer.

4. Die Tierakte ist die Zentrale

   Fast alles hängt am Tier. Öffnest du ein Tier, siehst du in Tabs die Übersicht, Dokumentation, Termine, Rechnungen und Dateien. Von dort startest du auch neue Befunde, Termine und Rechnungen, dann ist das Tier schon ausgewählt.

Weg A: Flow-Board und Termin-Cockpit

1. Morgens das Flow-Board öffnen

   Seitenleiste Flow. Alle heutigen Termine liegen als Karten in der Spalte „geplant“. Tipp: Unter Einstellungen → Benutzer → Startseite das Flow-Board als Startseite wählen, dann landest du nach dem Anmelden direkt hier.

2. Tier ist da: Karte weiterschieben

   Karte nach „anwesend“ ziehen. Kommt jemand ohne Termin, legst du ihn über Einchecken – Walk-In direkt auf das Board.

3. Karte öffnen: das Cockpit

   Ein Klick auf die Karte öffnet das Termin-Cockpit. Links siehst du Vorgeschichte, Diagnosen und Notizen, in der Mitte die Behandlung, rechts den Abschluss. Du musst den Termin nicht mehr verlassen.

4. Behandeln und dokumentieren

   Behandlung dokumentieren: Der Befund hängt dann automatisch an diesem Termin (Kapitel 06). Unter Leistungen mit Neue Leistung eintragen, was du gemacht hast. Dokumente oder Fotos über Hinzufügen.

5. Abschließen im Cockpit

   Rechts: Folgetermin buchen, bei Bedarf eine Aufgabe, dann unter Abrechnung Rechnung erstellen. Die Rechnung enthält genau die erfassten Leistungen. Zahlung erfassen wie in Kapitel 10. Mit Versenden gehen Befund und Unterlagen per Mail raus.

6. Weiterschieben bis „erledigt“

   Der Knopf oben rechts im Cockpit schiebt den Termin eine Spalte weiter. Steht am Abend nichts mehr in „abrechnen“, ist alles erledigt. Auf der letzten Spalte führt der Knopf direkt zum nächsten Patienten.

Weg B: über die Tierakte

1. Tier aufrufen

   Oben Suchen... (Strg+K), Tiername oder Halter:in eintippen, Treffer öffnen. Neues Tier? + Erstellen → Neues Tier (Kapitel 03).

2. Befund aufnehmen

   In der Tierakte Neuer Befundbogen, markieren, im Formular Diagnose und Therapie eintragen, Haken unten rechts (Kapitel 06).

3. Rechnung direkt hinterher

   Tab Rechnungen → Rechnung erstellen, Artikel hinzufügen. Hat die Halter:in schon bezahlt: Zahlung direkt erfassen anhaken und die richtige Zahlart wählen (Kapitel 09).

4. Optional: Termin für den Kalender

   Willst du den Besuch auch im Kalender sehen oder gleich den nächsten Termin ausmachen: in der Tierakte Neuer Termin.

Weg C: abends nachtragen

1. Termin im Kalender eintragen

   Termine, zum Behandlungstag blättern, ins Zeitfenster klicken, Tier wählen und nur Speichern (nicht „Speichern und Senden“). Kapitel 04.

2. Befund aus dem Termin

   Im Termin Behandlung dokumentieren. Im Formular das Behandlungsdatum prüfen, Diagnose und Therapie eintragen, Haken unten rechts.

3. Rechnung aus dem Termin

   Rechtsklick auf den Termin → Rechnungsentwurf erstellen, prüfen, finalisieren (Kapitel 09). Ist schon bezahlt: Als bezahlt markieren mit Datum und Zahlart (Kapitel 10).

Dieses Kapitel ist ein Komfort-Weg. Wenn du lieber direkt in der Tierakte arbeitest, springst du zu Kapitel 06.

1. Cockpit öffnen

   Termin anklicken, Zum Cockpit. Oder im Flow-Board die Karte des Tiers öffnen. Das Cockpit braucht einen Termin mit Tier.

2. Links: Kontext

   Besonderheiten, Diagnosen, Verlauf der letzten Besuche, letzte Dateien, Notizen und Kontakte des Tiers.

3. Mitte: Behandlung

   Behandlung dokumentieren öffnet den Befund für diesen Termin (Kapitel 06). Unter Heute fügst du über Hinzufügen weitere Befunde, Dokumente oder Dateien hinzu. Unter Leistungen trägst du mit Neue Leistung ein, was abgerechnet wird.

4. Rechts: Abschluss

   Aufgaben anlegen, Folgetermin buchen (1, 2 oder 4 Wochen, auch als Serie) und unter Abrechnung Rechnung erstellen. Die Rechnung enthält dann genau die erfassten Leistungen.

5. Weiterschieben

   Der Knopf oben rechts schiebt den Termin im Flow-Board eine Spalte weiter, z. B. von „in Behandlung“ nach „abrechnen“. Auf der letzten Spalte heißt er „Nächster Patient“.

Akupunkturpunkt per Bezeichnung finden (3D)

1. Ebene „Akupunktur“ wählen

   Im 3D-Befund links in der Ebenen-Leiste auf Akupunktur. Die Punkte erscheinen als Kugeln, die Liste daneben ist nach Meridianen sortiert.

2. Punkt suchen

   Ins Suchfeld Anatomie suchen… die Bezeichnung ohne Leerzeichen eingeben: Bl23, Ma36, Gb34. Groß- und Kleinschreibung ist egal. Bl2 zeigt alle Punkte von Bl20 bis Bl29.

3. Markieren

   Werkzeug Wählen aktiv lassen (Taste 2) und den Punkt anklicken. Jeder Punkt gibt es links und rechts. Im Fenster Option oder Kommentar eintragen, erst dann gilt er als Befund. Das Werkzeug Info (Taste 1) zeigt nur Informationen und markiert nichts.

Akupunktur auf der 2D-Karte

Im 2D-Befund oben auf Akupunktur (mobil „A“). Darunter erscheint die Meridian-Leiste: Ein Klick auf z. B. „Blase (Bl)“ zoomt auf diesen Meridian und blendet die anderen aus. Seite „Links“ oder „Rechts“ wählen, Punkt antippen. Eine Suche nach Bezeichnung gibt es in 2D nicht, dafür die 3D-Ansicht nutzen.

Weg 1: aus dem Termin (empfohlen)

1. Rechnungsentwurf erstellen

   Im Kalender mit der rechten Maustaste auf den Termin, Rechnungsentwurf erstellen. Oder in der Tierakte im Tab Termine, oder im Cockpit unter Abrechnung. Die Terminart wird mit ihrem Preis zur Position, das Leistungsdatum ist der Termin.

2. Entwurf prüfen

   Der Entwurf öffnet sich. Positionen ergänzen oder ändern, dann speichern.

Weg 2: frei anlegen

1. Neue Rechnung

   + Erstellen → Rechnung erstellen, Rechnungen → Rechnung erstellen oder in der Tierakte im Tab Rechnungen. Kontakt und Tier wählen.

2. Positionen hinzufügen

   Artikel hinzufügen übernimmt deine hinterlegten Leistungen mit Preis (Kapitel 13). Position hinzufügen für freie Positionen. Tierärzt:innen nutzen GOT-Position hinzufügen.

3. Daten prüfen

   Rechts stehen Rechnungsdatum, Leistungsdatum (bei Nachträgen das Behandlungsdatum eintragen) und Fälligkeit.

4. Direkt bezahlt? Gleich mit erfassennur bei neuen Rechnungen

   Hat die Halter:in schon bezahlt, setzt du unten das Häkchen Zahlung direkt erfassen. Achtung: Als Zahlart ist Barzahlung vorausgewählt. Bei Karte über SumUp unbedingt auf SumUp bzw. EC-Karte umstellen, bevor du speicherst. Die Rechnung wird dabei automatisch abgeschlossen.

Entwurf oder abschließen

1. Versenden

   In der abgeschlossenen Rechnung Per E-Mail senden. Das PDF hängt automatisch an. Den Standardtext hinterlegst du unter Einstellungen → Kommunikation & Vorlagen → Rechnungen.

1. Als bezahlt markieren

   Rechnung öffnen (oder in der Liste das Menü ⋯), Als bezahlt markieren.

2. Betrag, Datum, Zahlart

   Der offene Betrag ist vorausgefüllt. Für eine Teilzahlung einfach weniger eintragen. Datum prüfen und die Zahlungsmethode wählen: Barzahlung, EC-Karte, SumUp, PayPal oder Überweisung. Hier ist Überweisung vorausgewählt.

3. Speichern

   Die Rechnung steht danach auf „Bezahlt“ bzw. „Teilweise bezahlt“.

Falsche Zahlart erwischt? So korrigierst du sie

Eine erfasste Zahlung wird nicht überschrieben, sondern storniert und neu erfasst. So bleibt die Buchführung nachvollziehbar.

1. Zahlung im Kassenbuch stornieren

   Kassenbuch öffnen, die Zahlung suchen (Filter Zahlungsart oder Suche nach Rechnungsnummer), in der Zeile auf Storno. Als Grund „Fehlbuchung“ wählen und Zahlung stornieren.

2. Neu erfassen

   Die Rechnung ist danach wieder offen. Jetzt erneut Als bezahlt markieren mit der richtigen Zahlart, z. B. SumUp statt Bar.

Alles unter Einstellungen → Abrechnung → Rechnungswesen.

1. Bevorzugte Nutzung

   TheraTap für Rechnungen direkt in TheraTap. Wer mit Lexware Office arbeitet, wählt das hier und verbindet das Konto.

2. Währung

   In der Karte Rechnungseinstellungen das Feld Währung: EUR, CHF, DKK oder USD. Praxen in der Schweiz stellen hier CHF ein und speichern. Auf der Rechnung erscheint dann auch die Swiss QR-Bill.

3. Steuern

   Steuernummer und USt-IdNr. eintragen. Wer keine Mehrwertsteuer ausweist, aktiviert die Kleinunternehmerregelung. Sonst wählst du, ob deine Preise netto oder brutto gemeint sind. Steuersätze pflegst du in der Karte Steuersätze.

4. Bank und Zusatzangaben

   Bankverbindung (für den QR-Code auf der Rechnung) und Zusätzliche Rechnungsangaben für die Fußzeile.

5. Rechnungsnummernkreis

   Präfix, Format (Platzhalter wie {JJJJ} und {N}), nächste Nummer. Die Vorschau zeigt, wie deine nächste Rechnungsnummer aussieht.

6. Zahlarten

   In der Karte Zahlarten legst du fest, was bei „Als bezahlt markieren“ zur Auswahl steht. Mit Zahlart hinzufügen kommen eigene dazu, z. B. TWINT.

1. Artikel anlegen

   Einstellungen → Abrechnung → Artikel → Artikel erstellen: Name, Preis, Steuersatz, optional Tierarten. Mehrere Artikel lassen sich zu einem Paket bündeln. In der Rechnung fügst du sie mit „Artikel hinzufügen“ ein.

2. Terminarten anlegen

   Einstellungen → Kalender & Terminbuchung → Terminarten → Terminart erstellen: Name, Dauer, Preis, Farbe, Tierarten und ob sie online buchbar ist. Wählst du sie im Termin, stimmen Dauer und Preis, und der Rechnungsentwurf aus dem Termin übernimmt den Preis.

Unter Einstellungen → Inhalte → Formulare stehen zwei Listen: Befundformulare (für dich) und Anamneseformulare (für die Halter:innen).

1. System-Vorlage kopieren

   Formulare mit dem Abzeichen System sind Vorlagen von TheraTap und lassen sich nicht direkt ändern. Klick in der Zeile auf Als eigene Vorlage duplizieren. Es entsteht „… (Kopie)“, die gehört dir.

2. Kopie bearbeiten

   Kopie öffnen, Namen vergeben (z. B. „Anamnese Pferd – meine Praxis“), Tierarten festlegen. Im Formular-Baukasten mit Feld hinzufügen, Abschnitt hinzufügen und Tab hinzufügen umbauen, Felder per Ziehen sortieren. Unten Speichern.

3. Befundformular als Standard

   Bei einem Befundformular das Häkchen Als Standard für internen Befundbogen verwenden setzen. Es ist dann im Befund vorausgewählt (gelber Stern in der Liste).

4. Anamneseformular dem automatischen Versand zuordnen

   Diesen Schritt nicht vergessen. Unter der Liste der Anamneseformulare steht die Karte Automatischer Versand nach Tierart. Dort wählst du für Hund, Pferd, Katze und Andere Tierart jeweils dein eigenes Formular aus. Gespeichert wird sofort.

1. Sprechzeiten und Dienstplan

   Kalender & Terminbuchung → Sprechzeiten für die Öffnungszeiten, Dienstplan für die Standardwoche pro Person. Urlaub und Feiertage unter Abwesenheit & Schließzeiten.

2. Online-Buchung einschalten

   Kalender & Terminbuchung → Online-Buchung: Buchungskalender aktivieren, festlegen ob nur Anfragen möglich sind, Vorlauf und Puffer einstellen. Gebuchte Anfragen bestätigst du unter Terminanfragen.

3. Auf der eigenen Website einbinden

   Unter Integration gibt es den Code für deine Website.

1. Flow-Board

   Seitenleiste Flow. Karten per Ziehen oder über „Verschieben nach“ in die nächste Spalte bringen. Einchecken – Walk-In für Laufkundschaft ohne Termin. Die Spalten richtest du unter Einstellungen → Praxis → Flow-Board ein.

2. Aufgaben

   Seitenleiste Aufgaben → Neue Aufgabe: mit Fälligkeit, Bezug zu Tier oder Kontakt, auf Wunsch wiederkehrend. Erledigte mit „Als erledigt markieren“ abhaken.

1. Zahlungen ansehen

   Seitenleiste Kassenbuch. Oben der Barbestand, darunter alle Zahlungen. Filter nach Zeitraum, Zahlungsart, Benutzer und Art.

2. Kassenbewegung buchen

   Buchung erfassen: Bareinnahme ohne Rechnung, Ausgabe, Entnahme, Einlage, Kasse an Bank oder Bank an Kasse.

3. Fehlbuchung stornieren

   In der Zeile Storno. So korrigierst du auch eine falsche Zahlart (Kapitel 10).

4. Kassenabschluss

   Im Tab Kassenabschlüsse Kassenabschluss: gezählten Bestand eintragen, Differenz prüfen, Abschließen. Der Zeitraum ist danach gesperrt.

5. Export

   PDF, CSV, DATEV und eine Auswertung für die Steuerberatung.

1. Tourenplanung

   Seitenleiste Touren & Karte → Tourenplanung: Datum und Person wählen, Route optimieren. Für jeden Stopp gibt es Navigation, Anrufen und den Termin. Termine brauchen dafür eine Adresse.

2. TheraTap installieren

   Den Offline-Modus gibt es nur, wenn TheraTap als App auf dem Startbildschirm installiert ist (im Browser „Zum Home-Bildschirm“).

3. Offline befunden

   Reißt die Verbindung ab, bietet TheraTap Zum Offline-Modus an. Dort startest du Befunde für heutige Termine. Wieder online, unter Konto → Offline Modus auf Hochladen.

Das Tägliche startest du über + Erstellen oder in der Tierakte. Alles Einmalige liegt unter Einstellungen: am Computer im Benutzermenü (dein Name), auf dem Handy unter Mehr.

Jeden Tag

Einmal einrichten